Digitale Leiterprüfung mit App: Papierlos dokumentieren nach BetrSichV und DGUV

Prüfpflichten nach BetrSichV und DGUV: Was Betriebe wissen müssen

Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verpflichtet Arbeitgeber in § 14, Arbeitsmittel wiederkehrend durch befähigte Personen prüfen zu lassen. Leitern und Tritte sind Arbeitsmittel im Sinne der BetrSichV. Die DGUV Information 208-016 konkretisiert diese Pflicht und empfiehlt eine Prüfung mindestens einmal jährlich. Zusätzlich muss vor jedem Einsatz eine Sichtprüfung durch den Benutzer erfolgen.

Die Qualifikation der befähigten Person ist in TRBS 1203 definiert: Sie muss über eine abgeschlossene Berufsausbildung verfügen, die Fachkenntnisse vermittelt, und über Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit im Prüfbereich. Eine spezielle „Leiterprüfer-Ausbildung" existiert nicht, die notwendige Sachkunde kann jedoch über Herstellerseminare oder E-Learning erworben werden. Der Arbeitgeber bestellt die befähigte Person schriftlich. Diese unterliegt bei der Prüfung keinen fachlichen Weisungen des Arbeitgebers (§ 14 Abs. 6 BetrSichV).

Die Dokumentation der Prüfung ist Pflicht, das Format ist hingegen nicht vorgeschrieben. Die BetrSichV spricht von „Aufzeichnungen", ohne Papier oder digital zu unterscheiden. Eine App-basierte Dokumentation ist damit vollständig rechtskonform, sofern die Ergebnisse nachvollziehbar, vollständig und revisionssicher gespeichert werden. Bei einer Arbeitsschutzkontrolle durch die Gewerbeaufsicht oder nach einem Unfall muss der Arbeitgeber die Prüfnachweise vorlegen können.

Drei Ansätze für die digitale Leiterprüfung

HAILO Inspect: Hersteller-App mit Prüfführung

Die HAILO Inspect App ist seit 2019 am Markt und wurde 2022 mit einer Desktop-Anwendung erweitert. Die App richtet sich an zwei Nutzerrollen: den Betreiber, der seine Leitern inventarisiert und verwaltet, und den Prüfer (befähigte Person), der die Prüfung durchführt und dokumentiert. Beide Rollen können unabhängig voneinander arbeiten, ein Betreiber kann mehrere Prüfer einladen und umgekehrt.

Die zentrale Stärke von HAILO Inspect liegt in der geführten Prüfung: Die App leitet den Prüfer Schritt für Schritt durch alle relevanten Prüfpunkte, sodass kein Aspekt vergessen wird. Festgestellte Mängel können per Foto dokumentiert und dem Prüfprotokoll hinzugefügt werden. Eine Erinnerungsfunktion macht auf anstehende Prüftermine aufmerksam, was in Betrieben mit vielen Leitern an unterschiedlichen Standorten besonders nützlich ist. Die App unterstützt nicht nur HAILO-Leitern, sondern auch Geräte anderer Hersteller. Die Prüfung umfasst mobile Leitern und Tritte, ortsfeste Steigleitern und Steigschutzsysteme.

HAILO Inspect ist in zwei Versionen erhältlich: Die kostenlose Basic-Version ermöglicht einen sofortigen Einstieg. Die Premium-Version kostet 9,99 Euro pro Monat oder 99 Euro pro Jahr und bietet zusätzliche Funktionen wie individuelle Logos auf Prüfprotokollen, Datenimport und -export und erweiterte Verwaltungsoptionen. Die App ist für Android, iOS und als Desktop-Anwendung unter hailo-inspect.de verfügbar.

BGHW Leiter-Check: Kostenlose BG-Lösung

Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) bietet mit dem Leiter-Check eine kostenlose App für die Leiterprüfung an. Ergänzt wird die App durch ein ebenfalls kostenloses webbasiertes Training „Leitern und Tritte: Grundlagen und Prüfung", mit dem Beschäftigte die Kenntnisse zur befähigten Person erwerben können. Die BGHW-Lösung ist auf mobile Leitern und Tritte ausgelegt und richtet sich primär an Betriebe aus Handel und Logistik. Für ortsfeste Steigleitern und Steigschutzsysteme ist sie nicht konzipiert.

Der Vorteil der BGHW-Lösung: Sie ist vollständig kostenlos und herstellerunabhängig. Der Nachteil: Die Funktionalität ist im Vergleich zu HAILO Inspect eingeschränkt, insbesondere bei der Verwaltung großer Leiterbestände, bei der Prüfung ortsfester Steigleitern und bei der Integration in bestehende betriebliche Systeme.

Herstellerseminare und externe Prüfdienstleister

Nicht jeder Betrieb möchte die Leiterprüfung selbst durchführen. Sowohl ZARGES als auch MUNK Günzburger bieten Prüfservices an, bei denen externe Sachkundige die Prüfung vor Ort durchführen. ZARGES erstellt dabei die erforderliche Prüfdokumentation und bringt Prüfplaketten an. MUNK bietet über die Accipo-Plattform Prüfseminare an, in denen Betriebe eigene Mitarbeiter zur befähigten Person qualifizieren können.

Die ZARGES Akademie bietet Sachkundigen-Seminare sowohl als Präsenzveranstaltung (deutschlandweit) als auch als E-Learning an. Das E-Learning ermöglicht 30 Tage Zugang mit freier Zeiteinteilung und endet mit einem Wissenstest. Inhouse-Seminare sind ab 2.740 Euro pro Seminar (ohne MwSt.) buchbar. Die ZARGES-Akademie empfiehlt eine Auffrischung der Sachkunde alle fünf Jahre. HAILO bietet vergleichbare E-Learning-Kurse über sein hauseigenes Schulungsportal an: „Befähigte Person zur Prüfung von Leitern, Tritten und Fahrgerüsten" und „Befähigte Person zur Prüfung von ortsfesten Steigleitern und Steigschutzsystemen".

Digitale Prüflösungen im Vergleich

Umstieg auf digitale Prüfung: Praxis-Leitfaden

Der Umstieg von Papierdokumentation auf eine digitale Lösung gelingt in vier Schritten, die sich auch in kleinen Betrieben innerhalb weniger Tage umsetzen lassen.

Schritt 1: Leiterbestand inventarisieren. Alle Leitern, Tritte und Fahrgerüste im Betrieb werden erfasst und mit einer eindeutigen Kennung versehen. Die meisten Betriebe verwenden dafür fortlaufende Inventarnummern, die als Aufkleber auf dem Leiterholm angebracht werden. MUNK bietet Inventaraufkleber als Zubehör an (20 Stück ab ca. 9 Euro). Alternativ können QR-Codes oder Barcode-Etiketten eingesetzt werden, die sich mit dem Smartphone scannen lassen und direkt zur digitalen Geräteakte führen.

Schritt 2: Befähigte Person qualifizieren. Sofern im Betrieb noch keine befähigte Person für die Leiterprüfung bestellt ist, muss diese Qualifikation erworben werden. E-Learning-Kurse bei HAILO oder der ZARGES Akademie ermöglichen die Schulung ohne Anreise und mit flexibler Zeiteinteilung. Die BGHW bietet ihr Training sogar kostenlos an. Nach erfolgreichem Abschluss bestellt der Arbeitgeber die befähigte Person schriftlich.

Schritt 3: Prüf-App einrichten. Der Betreiber legt ein Konto in der gewählten App an, erfasst den Leiterbestand und lädt die befähigte Person als Prüfer ein. Bei HAILO Inspect werden Prüfer und Betreiber über unterschiedliche E-Mail-Adressen registriert. Der Betreiber legt die Prüfintervalle fest (mindestens jährlich nach DGUV Information 208-016, häufiger bei besonderen Belastungen wie Baustelle, Nassbereich oder aggressiver Umgebung).

Schritt 4: Erste Prüfung durchführen. Die befähigte Person führt die Prüfung vor Ort durch, indem sie das jeweilige Gerät in der App auswählt, die geführte Checkliste abarbeitet, Mängel fotografiert und das Protokoll abschließt. Nach Abschluss wird eine Prüfplakette mit dem nächsten Prüftermin auf die Leiter geklebt. Das digitale Protokoll wird automatisch gespeichert und kann jederzeit als Nachweis abgerufen werden.

Grenzen digitaler Prüflösungen

Eine App ersetzt nicht die fachliche Kompetenz der prüfenden Person. Die geführte Checkliste stellt sicher, dass alle Prüfpunkte berücksichtigt werden, die Bewertung des Zustands erfordert jedoch Erfahrung und Sachkunde. Ob ein leicht verformter Holm noch tragfähig ist oder eine gerissene Verriegelung zum sofortigen Stillegen führt, entscheidet die befähigte Person auf Basis ihrer Qualifikation.

Bei Steigschutzsystemen nach DIN EN 353-1 reicht eine App-gestützte Sichtprüfung allein nicht aus. Die Prüfung der mitlaufenden Auffanggeräte und der Auffanggurte muss durch einen Sachkundigen nach DGUV Grundsatz 312-906 erfolgen und umfasst funktionale Tests, die über eine reine Sichtprüfung hinausgehen. HAILO Inspect dokumentiert auch diese Prüfungen, die eigentliche Prüfhandlung bleibt jedoch dem Sachkundigen vorbehalten.

Die Datenspeicherung verdient besondere Beachtung. Bei HAILO Inspect in der ursprünglichen Version wurden die Daten ausschließlich auf dem Endgerät gespeichert, was maximale Datensicherheit bietet, bei Geräteverlust oder -defekt aber zum Datenverlust führen kann. Die aktuelle Version bietet einen Datenexport (Premium), mit dem Prüfdaten regelmäßig gesichert werden sollten. Betriebe, die mit einem CAFM-System (Computer Aided Facility Management) arbeiten, sollten prüfen, ob die exportierten Daten in ihr System importiert werden können.

Wirtschaftlichkeit: Was die digitale Prüfung spart

Die Kostenersparnis durch digitale Leiterprüfung ist schwer pauschal zu beziffern, weil sie vom Leiterbestand, der Prüfhäufigkeit und der Organisation im Betrieb abhängt. Drei Effekte lassen sich jedoch in der Praxis regelmäßig beobachten:

Zeitersparnis bei der Prüfung selbst: Eine geführte App-Prüfung dauert erfahrungsgemäß fünf bis zehn Minuten pro Leiter, inklusive Inventarerfassung und Fotodokumentation. Der klassische Papierweg mit Checkliste ausfüllen, in die Akte heften, Excel-Liste aktualisieren dauert häufig 15 bis 20 Minuten pro Gerät. Bei einem Betrieb mit 50 Leitern ergibt sich bereits eine Zeitersparnis von vier bis acht Stunden pro Prüfdurchgang.

Vermeidung versäumter Prüftermine: Die automatische Erinnerungsfunktion stellt sicher, dass kein Gerät vergessen wird. Im Schadensfall ist die nachweisliche, fristgerechte Prüfung ein entscheidender Faktor für die Haftungsfrage. Ein fehlendes oder verspätetes Prüfprotokoll kann den Arbeitgeber in eine schwierige Beweissituation bringen.

Reduzierung des Verwaltungsaufwands: Digitale Protokolle müssen nicht abgeheftet, archiviert und bei Audits herausgesucht werden. Bei einer Kontrolle durch die Gewerbeaufsicht oder im Rahmen eines Arbeitsschutzmanagement-Audits lassen sich alle Prüfnachweise innerhalb von Sekunden vorlegen.

Checkliste: Digitale Leiterprüfung einführen

Vorbereitung:

• Leiterbestand vollständig erfassen (Typ, Hersteller, Baujahr, Standort)
• Eindeutige Inventarnummern vergeben und anbringen
• Befähigte Person bestellen (Sachkunde über E-Learning oder Präsenzseminar)
• Prüfintervalle festlegen (mindestens jährlich nach DGUV 208-016)

App-Auswahl:

• Nur mobile Leitern: BGHW Leiter-Check (kostenlos) oder HAILO Inspect Basic (kostenlos)
• Mobile und ortsfeste Leitern plus Steigschutz: HAILO Inspect Premium (99 €/Jahr)
• Kein App-Einsatz gewünscht: Externer Prüfservice (ZARGES, MUNK oder andere Anbieter)

Nach der Einführung:

• Prüfplaketten mit nächstem Prüftermin anbringen
• Prüfdaten regelmäßig exportieren und sichern
• Mängel mit Frist und Maßnahme dokumentieren
• Sicherheitskritische Mängel sofort zur Stilllegung des Geräts führen
• Sachkunde der befähigten Person alle fünf Jahre auffrischen