Desk Sharing und Spinde: Locker-Typen, Kosten und Planungskennzahlen für flexible Büros

Ausgangslage: Warum Desk Sharing ohne Spinde scheitert

Desk Sharing hat sich in deutschen Büros seit der Pandemie stark verbreitet. Eine Befragung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) ergab bereits 2021, dass bei über 25 Prozent der befragten Betriebe die meisten Bürobeschäftigten keinen festen Arbeitsplatz mehr haben. Über 40 Prozent der Betriebe planten dies für die folgenden Jahre. Gleichzeitig zeigt eine DGUV-Studie mit knapp 2.000 Teilnehmenden aus dem Jahr 2024, dass fehlende persönliche Rückzugsräume und fehlende individuell einstellbare Arbeitsmittel mit einer erhöhten psychischen Belastung verbunden sind.

Der häufigste Reibungspunkt bei der Einführung von Desk Sharing sind persönliche Gegenstände. Sobald kein fester Schreibtisch mehr existiert, fehlen Ablage, Stauraum und Routine. Taschen stehen im Weg, Peripherie wie Maus, Tastatur und Headset wandert von Desk zu Desk, und vertrauliche Unterlagen bleiben offen liegen. Wie der Büroausstatter Flexopus in einem Praxisbeitrag zusammenfasst, ersetzen Locker die fehlende Schublade: Mitarbeitende verstauen Geräte, Unterlagen und Privates sicher, ohne einen Desk zu markieren. Das reduziert den Transport zwischen Homeoffice und Büro, schafft Ordnung und macht Clean-Desk-Regeln praktisch umsetzbar.

Locker-Typen im Vergleich

Die Bandbreite an Büro-Lockern reicht vom einfachen Stahl-Schließfach mit Zahlenschloss bis zum vernetzten Smart-Locker-System mit RFID, App-Steuerung und Azure-Anbindung. Die Wahl hängt von der Unternehmensgröße, den Sicherheitsanforderungen und dem Budget ab.

Bei den Preisen handelt es sich um Richtwerte pro Einzelfach inklusive Schließmechanismus, ohne Montage und Lieferung. Ein Lockerschrank mit sechs Fächern und Zahlenschloss kostet als Gesamteinheit typischerweise 700 bis 1.200 Euro. Bei Stahlschränken im Industriedesign liegt der Preis tendenziell niedriger; bei Holzdekor-Schränken, die sich optisch in eine moderne Büroumgebung einfügen, etwas höher. Hochwertige Smart-Locker-Systeme von Herstellern wie BERGER bieten zusätzliche Funktionen wie User-to-User-Übergaben, Verleihsysteme für Arbeitsmaterialien und Abteilungsfächer. Diese Systeme lassen sich über Schnittstellen (Microsoft Azure, API) in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren, erfordern aber eine höhere Anfangsinvestition und gegebenenfalls laufende SaaS-Lizenzkosten.

Ein zunehmend verbreitetes Ergänzungsprodukt sind Desk-Sharing-Taschen (Clean Desk Organizer): robuste Filztaschen, in denen Mitarbeitende ihre persönliche Peripherie (Tastatur, Maus, Headset, Ladekabel, Notizbuch) vom Locker zum Arbeitsplatz und zurück transportieren. Hersteller wie SIGEL bieten solche Taschen ab rund 30 Euro an. Viele Unternehmen stellen sie als Standardausstattung bei der Einführung von Desk Sharing zur Verfügung, häufig zusammen mit dem persönlichen Lockerfach.

Planungskennzahlen: Desk-Sharing-Quote und Locker-Bedarf

Die zentrale Planungsgröße für Desk Sharing ist die Sharing-Quote (auch Belegungsquote oder Desk-to-Person-Ratio). Sie gibt an, wie viele Arbeitsplätze pro Mitarbeiter vorgehalten werden. Ein Wert von 0,7 bedeutet: Für zehn Mitarbeitende stehen sieben Arbeitsplätze zur Verfügung. Die verbreiteten Richtwerte liegen bei 0,7 bis 0,8. Wird die Quote zu niedrig angesetzt (z. B. 0,5), riskiert das Unternehmen an stark frequentierten Tagen einen Platzmangel, der die Akzeptanz des Modells gefährdet. Wird sie zu hoch angesetzt (z. B. 0,9), bleiben die Einsparungen gering.

Für die Locker-Planung gilt eine andere Kennzahl. Während Arbeitsplätze geteilt werden, braucht jeder Mitarbeitende, der regelmäßig im Büro arbeitet, ein eigenes Fach. Die Faustregel lautet: ein Lockerfach pro Person, die mindestens einen Tag pro Woche im Büro ist. Bei einer Belegschaft von 100 Büromitarbeitenden, von denen 80 regelmäßig vor Ort arbeiten, werden also 80 Lockerfächer benötigt, aber nur 56 bis 64 Arbeitsplätze (bei einer Quote von 0,7 bis 0,8). Die Gesamtkosten für die Locker-Ausstattung in diesem Beispiel liegen bei 9.600 bis 28.000 Euro (80 Fächer × 120 bis 350 Euro), abhängig vom gewählten Schließsystem.

Ein zusätzlicher Faktor ist die Locker-Positionierung. Locker sollten zentral und gut erreichbar platziert werden, idealerweise auf dem Weg zwischen Eingang und Arbeitsbereich. Wenn Mitarbeitende einen Umweg machen müssen, um ihre Sachen zu holen, sinkt die Nutzungsquote. In mehrstöckigen Gebäuden empfehlen Büroplanungsberater Locker-Zonen auf jedem Stockwerk, nicht nur im Erdgeschoss. Lockerschränke eignen sich auch als Raumteiler, die gleichzeitig Sichtschutz und akustische Abschirmung bieten.

Clean-Desk-Policy und Datenschutz

Eine Clean-Desk-Policy ist im Desk-Sharing-Kontext kein freiwilliges Ordnungsprinzip, sondern hat eine datenschutzrechtliche Dimension. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. Wenn Mitarbeitende vertrauliche Unterlagen, Kundenakten oder Ausdrucke mit personenbezogenen Daten offen am Arbeitsplatz zurücklassen, liegt ein Verstoß gegen die organisatorischen Schutzmaßnahmen nahe. Abschließbare Locker sind in diesem Zusammenhang eine organisatorische Maßnahme, die den Datenschutz im Büroalltag umsetzt.

In der Praxis hat sich bewährt, die Clean-Desk-Policy auf drei einfache Regeln zu reduzieren: Erstens, der Arbeitsplatz wird am Ende des Tages vollständig geräumt. Zweitens, vertrauliche Unterlagen und Datenträger werden im Locker verschlossen, nicht auf dem Tisch oder in offenen Regalen abgelegt. Drittens, die technische Ausstattung am Arbeitsplatz (Monitor, Dockingstation, Tastatur/Maus) bleibt am Desk und gehört dem Arbeitsplatz, nicht der Person. Der letzte Punkt ist entscheidend für die Akzeptanz: Wenn Mitarbeitende täglich ihre gesamte Peripherie aufbauen und wieder abbauen müssen, wird der Aufwand als zu hoch empfunden. Die standardisierte Arbeitsplatzausstattung (Monitor, Dockingstation, Strom) sollte deshalb an jedem Desk identisch sein.

Psychische Belastung: Was die DGUV-Studie zeigt

Die DGUV-Studie aus 2024 mit knapp 2.000 Befragten liefert differenzierte Ergebnisse zur psychischen Belastung durch Desk Sharing. Die Studie zeigt, dass die Belastung weniger vom Desk Sharing an sich ausgeht als vielmehr von den Begleitumständen: fehlende Möglichkeiten zur individuellen Arbeitsplatzeinstellung (Tischhöhe, Monitorposition), mangelnde Privatsphäre und das Fehlen eines persönlichen Rückzugsbereichs. Eine Studie des Fraunhofer IAO aus dem Jahr 2017 ergab zudem, dass die Arbeitsproduktivität im Durchschnitt unabhängig vom Desk Sharing ist und stärker mit der Autonomie korreliert, also dem individuellen Einfluss auf Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsweise.

Für die Einrichtung bedeutet das: Die Bereitstellung von persönlichem Stauraum (Locker) adressiert direkt einen der identifizierten Belastungsfaktoren. Die Kombination aus abschließbarem Fach, standardisierter Arbeitsplatzausstattung und höhenverstellbarem Schreibtisch (mit schnell anpassbarer Memoryposition) kann die wahrgenommene Belastung deutlich reduzieren. Betriebe, die Desk Sharing einführen, sollten die psychische Belastung im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG erfassen und dabei auch die Stauraumsituation berücksichtigen. Die DGUV-Studie weist darauf hin, dass bisherige Forschung Desk Sharing überwiegend im Kontext von Großraumbüros untersucht hat, wodurch eine Konfundierung mit dem Büroraumkonzept entsteht. Desk Sharing in kleineren Büroformen wie Zwei- oder Vierpersonenbüros wurde bislang kaum systematisch erforscht. Unternehmen, die Desk Sharing in bestehenden Zellenbüros einführen, betreten damit teilweise Neuland und sollten die Pilotphase besonders sorgfältig evaluieren.

Checkliste: Locker-Konzept für Desk Sharing

Planung und Umsetzung in 9 Schritten

• Desk-Sharing-Quote festlegen (Richtwert 0,7 bis 0,8 Arbeitsplätze pro Person) auf Basis der tatsächlichen Anwesenheitsquote. Raumbuchungsdaten oder Zutrittsdaten auswerten, falls vorhanden.
• Locker-Bedarf ermitteln: Ein Fach pro Person, die mindestens einen Tag pro Woche im Büro arbeitet. Nicht an der Arbeitsplatzquote sparen, aber auch nicht an den Lockern.
• Locker-Typ wählen: Zahlenschloss (günstig, keine Verwaltung), RFID-Standalone (mittlere Sicherheit, dezentrale Verwaltung) oder Smart Locker (zentrale Verwaltung, Echtzeit-Monitoring, höhere Kosten). Für Standorte mit über 50 Lockerfächern lohnt sich häufig ein vernetztes System.
• Fachgröße bestimmen: Standardfach (ca. 35 × 35 × 50 cm) für persönliche Gegenstände und Peripherie. Zusätzlich größere Fächer (Garderobenformat) für Jacken, Helme oder Sporttaschen vorsehen, falls gewünscht.
• Locker-Standorte planen: Zentral auf dem Weg zwischen Eingang und Arbeitsbereich, auf jedem Stockwerk. Lockerschränke als Raumteiler nutzen, um gleichzeitig Sicht- und Schallschutz zu schaffen.
• Clean-Desk-Policy formulieren: Maximal drei Regeln (Desk räumen, Vertrauliches einschließen, Standardausstattung bleibt am Desk). Die Policy schriftlich kommunizieren und im Einführungsleitfaden verankern.
• Standardausstattung pro Arbeitsplatz definieren: Monitor, Dockingstation, Strom, ggf. Tastatur und Maus als Desk-Ausstattung (nicht personengebunden). Höhenverstellbarer Schreibtisch mit Memoryposition empfohlen.
• Desk-Sharing-Taschen bereitstellen: Filz-Organizer oder vergleichbare Transportlösung (ca. 30 bis 50 Euro pro Person) als Standardausstattung bei der Einführung ausgeben.
• Pilotphase durchführen: In einer Abteilung oder einem Stockwerk starten, Feedback einholen, Regeln anpassen und erst dann unternehmensweit ausrollen. Die DGUV empfiehlt, die psychische Belastung im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu erfassen.

Die Einführung von Desk Sharing ist ein organisatorischer Wandel, der mehr erfordert als neue Möbel. Persönlicher Stauraum in Form von Lockern ist dabei eine Voraussetzung für die Akzeptanz des Modells und kein bloßer Nebenaspekt. Die Investition pro Person liegt bei 120 bis 650 Euro (Lockerfach plus Desk-Sharing-Tasche) und ist damit im Vergleich zu den Flächeneinsparungen, die Desk Sharing ermöglicht, überschaubar. Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Verhältnisse: Bei einer Desk-Sharing-Quote von 0,7 spart ein Unternehmen mit 100 Büromitarbeitenden 30 Arbeitsplätze ein. Bei durchschnittlichen Arbeitsplatzkosten von 8.000 bis 12.000 Euro pro Jahr (Miete, Nebenkosten, Ausstattung) ergibt sich eine Einsparung von 240.000 bis 360.000 Euro jährlich. Die einmalige Investition in 80 Lockerfächer mit RFID-Schloss (ca. 18.000 Euro) und 80 Desk-Sharing-Taschen (ca. 3.200 Euro) amortisiert sich innerhalb weniger Wochen. Wer die Locker von Anfang an mitplant und die Clean-Desk-Policy praxistauglich gestaltet, vermeidet den häufigsten Fehler bei der Einführung: die Unterschätzung des Bedarfs an persönlichem Stauraum.