Was die Forschung zeigt: 70 Prozent weniger direkte Kommunikation
Die am häufigsten zitierte empirische Untersuchung zu Open Space Büros stammt von Ethan Bernstein und Stephen Turban von der Harvard Business School. In zwei Feldstudien bei Fortune-500-Unternehmen maßen die Forscher mithilfe tragbarer Sensoren und Kommunikationsdaten, wie sich der Wechsel von Einzelbüros zu offenen Grundrissen auf das Verhalten der Beschäftigten auswirkte. Das Ergebnis war eindeutig: Die direkte Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ging um rund 70 Prozent zurück. Gleichzeitig stieg die Zahl der versendeten E-Mails um 56 Prozent, die der Chatnachrichten um 67 Prozent.
Die Studie, veröffentlicht 2018 in den Philosophical Transactions of the Royal Society B, widerspricht damit der verbreiteten Annahme, dass offene Flächen automatisch zu mehr Austausch führen. Bernstein und Turban beschreiben einen „Fourth Wall"-Effekt: Beschäftigte, die sich ständig beobachtet fühlen, ziehen sich sozial zurück und weichen auf digitale Kanäle aus. Das beobachtete Unternehmen berichtete außerdem von einem Rückgang der Gesamtproduktivität nach der Umstellung.
Diese Ergebnisse bedeuten nicht, dass Open Space Konzepte grundsätzlich scheitern. Sie zeigen jedoch, dass der bloße Abriss von Wänden ohne begleitende Maßnahmen kontraproduktiv wirkt. Die entscheidende Variable ist die Qualität der Zonierung, also die gezielte Aufteilung der Fläche in Bereiche mit unterschiedlicher Funktion und unterschiedlichem Geräuschpegel.
Flächenbedarf und Vorschriften: Was die ASR A1.2 vorgibt
Die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 konkretisiert die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und definiert verbindliche Richtwerte für den Flächenbedarf pro Arbeitsplatz. Für die Planung eines Open Space Büros sind diese Werte die Ausgangsbasis.
| Bürotyp | Flächenbedarf pro Arbeitsplatz | Quelle |
|---|---|---|
| Einzelbüro (Zellenbüro) | 8–10 m² | ASR A1.2, Anhang 2 |
| Mehrpersonenbüro (zwei bis sechs Arbeitsplätze) | 10–12 m² | ASR A1.2, Anhang 2 |
| Großraumbüro / Open Space (ab 400 m²) | 12–15 m² | ASR A1.2, Punkt 5 (4) |
| Großraumbüro mit Funktionsflächen (Besprechung, Teeküche) | ca. 16 m² | ASR A1.2, Anhang 2, Abb. 19 |
Der höhere Flächenbedarf im Großraumbüro ergibt sich aus dem zusätzlichen Verkehrsflächenbedarf und den akustischen wie visuellen Störwirkungen, die durch die offene Raumstruktur entstehen. Die Mindestgrundflache eines Arbeitsraums beträgt laut ASR A1.2 mindestens acht Quadratmeter für den ersten Arbeitsplatz und zusätzlich sechs Quadratmeter für jeden weiteren. Die Bewegungsfläche am Arbeitsplatz selbst darf 1,5 Quadratmeter nicht unterschreiten.
Für Desk-Sharing-Konzepte, die in Open Space Büros häufig vorkommen, gilt eine wichtige Einschränkung: Jeder Bereich, in dem länger gearbeitet wird, gilt als Arbeitsplatz und muss die vollen Anforderungen der ArbStättV erfüllen. Das betrifft auch Lounge-Bereiche und Fokusnischen. Zudem müssen Arbeitsplätze über eine Sichtverbindung nach außen und Tageslichtversorgung verfügen. Eine flexible Nutzung, bei der Beschäftigte dauerhaft in schlecht belichteten Innenzonen arbeiten, ist damit nicht zulässig.
Kosten pro Arbeitsplatz: Drei Szenarien im Vergleich
Die Kosten für die Einrichtung eines Open Space Büros hängen stark von der Ausstattungsqualität und dem Umfang der Akustikmaßnahmen ab. Die folgende Tabelle zeigt drei typische Szenarien für einen einzelnen Arbeitsplatz im Open Space (ohne Mietkosten, nur Ausstattung und Infrastruktur).
| Ausstattungsniveau | Kosten pro Arbeitsplatz | Was enthalten ist |
|---|---|---|
| Basis | 3.000–5.000 € | Höhenverstellbarer Schreibtisch, Bürodrehstuhl, Monitor, Grundbeleuchtung |
| Mittel (empfohlen) | 6.000–9.000 € | Wie Basis, plus Akustikpaneele, Docking-Station, Schließfach, anteilige Kosten für Fokuskabine und Besprechungsraum |
| Premium | 10.000–15.000 € | Wie Mittel, plus Deckensegel, White-Noise-System, Raumluftmessung (CO₂), Buchungssystem, hochwertige Lounge-Möbel |
Das Einsparpotenzial gegenüber klassischen Einzelbüros liegt vor allem bei der Flächeneffizienz. Durch Desk-Sharing mit einem Verhältnis von 0,7 bis 0,8 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter (also sieben bis acht Plätze für zehn Beschäftigte) lassen sich je nach Standort 20 bis 30 Prozent der Mietfläche einsparen. Bei Büroflächenmieten von 15 bis 25 Euro pro Quadratmeter und Monat in deutschen Großstädten ergibt sich dadurch ein erheblicher Effekt auf die laufenden Kosten.
Die Gegenrechnung ist allerdings wichtig: Ohne angemessene Akustikmaßnahmen steigen die Kosten an anderer Stelle. Unzufriedene Beschäftigte, erhöhte Fehlzeiten und sinkende Produktivität sind die häufigsten Folgen schlecht geplanter offener Büros. Die Investition in Akustik und Zonierung ist deshalb wirtschaftlich betrachtet keine optionale Ergänzung.
Zonierung in der Praxis: Vier Bereiche, die jedes Open Space braucht
Erfolgreiche Open Space Konzepte basieren auf dem Prinzip des Activity-Based Working: Beschäftigte wählen den Arbeitsbereich, der zu ihrer aktuellen Tätigkeit passt. Damit das funktioniert, muss die Fläche in klar erkennbare Zonen aufgeteilt sein. In der Planungspraxis haben sich vier Grundzonen bewährt, deren Aufteilung je nach Unternehmen und Tätigkeitsprofil variiert.
| Zone | Funktion | Akustikziel | Flächenanteil (Richtwert) |
|---|---|---|---|
| Fokuszone | Konzentriertes Einzelarbeiten, Telefonate mit Vertraulichkeit | max. 40 dB(A) | 20–30 % |
| Teamzone | Projektarbeit, Abstimmung im Team, Bildschirmarbeit mit Austausch | max. 55 dB(A) | 40–50 % |
| Kollaborationszone | Workshops, Meetings, informeller Austausch, Whiteboards | max. 65 dB(A) | 15–20 % |
| Sozialzone | Kaffeeküche, Lounge, Erholung, zufällige Begegnungen | kein Grenzwert (kein Arbeitsplatz) | 10–15 % |
Ein häufiger Planungsfehler ist die Unterschätzung der Fokuszone. Die VBG empfiehlt in ihrer DGUV Information 215-441 zur Büroraumplanung, dass mindestens 20 bis 30 Prozent der Fläche für ruhiges Arbeiten reserviert werden. Unternehmen, die diesen Anteil unterschreiten, berichten in der Regel über steigende Unzufriedenheit und eine Zunahme von Homeoffice-Tagen, die weniger aus Überzeugung gewählt werden als vielmehr, um dem Bürolärm zu entkommen.
Die ASR A3.7 „Lärm" definiert für die Büroarbeit mit mittlerer Konzentration (Tätigkeitskategorie II) einen maximalen Schallpegel von 70 dB(A). Für Tätigkeiten mit hoher Konzentration (Kategorie I), die in der Fokuszone stattfinden sollen, gilt ein Richtwert von 55 dB(A). Akustikmaßnahmen wie Deckensegel, Teppichböden, schallabsorbierende Stellwände und gegebenenfalls White-Noise-Systeme sind deshalb integraler Bestandteil der Planung.
Datenschutz und Vertraulichkeit: Ein oft übersehenes Thema
Offene Räume bergen Sicht- und Mithörrisiken, die unter der DSGVO relevant werden, sobald personenbezogene Daten am Bildschirm sichtbar sind oder am Telefon besprochen werden. Abteilungen wie Personal, Recht oder Finanzen benötigen entweder abgeschlossene Bereiche oder technische Gegenmaßnahmen: Blickschutzfilter für Monitore, automatische Bildschirmsperre, PIN-geschützte Druckerausgabe und klar gekennzeichnete Rückzugszonen für vertrauliche Gespräche.
In der Praxis bedeutet das: Ein reines Open Space Konzept ohne geschlossene Räume ist für viele Unternehmen nicht realisierbar. Die meisten erfolgreichen Umsetzungen sind Multi-Space-Konzepte, die offene Flächen mit geschlossenen Besprechungsräumen, Telefonkabinen und Einzelbüros für besonders schutzbedürftige Tätigkeiten kombinieren.
Planungsleitfaden für den Umbau
Checkliste: Open Space Büro richtig planen
- Bedarfsanalyse durchführen: Welche Tätigkeiten finden statt? Wie hoch ist der Anteil konzentrierter Einzelarbeit gegenüber Teamarbeit? Daraus ergibt sich die Zonierungsverteilung.
- Flächenbedarf nach ASR A1.2 berechnen: In Open Space Konzepten mindestens 12 bis 15 m² pro Arbeitsplatz einplanen, bei Funktionsflächen (Besprechung, Teeküche) eher 16 m².
- Desk-Sharing-Quote realistisch festlegen: Ein Verhältnis von 0,7 bis 0,8 Plätzen pro Mitarbeiter setzt voraus, dass hybrides Arbeiten tatsächlich gelebt wird. Ohne klare Homeoffice-Regelung droht Überfüllung.
- Akustikkonzept vor dem Möbelkauf beauftragen: Nachrüstungen sind erheblich teurer als eine integrierte Planung. Budget für Deckensegel, Teppich, Stellwände und gegebenenfalls White-Noise einplanen.
- Fokuszonen auf mindestens 20 Prozent der Fläche dimensionieren, idealerweise 25 bis 30 Prozent.
- DSGVO-Anforderungen in der Planung berücksichtigen: Blickschutz, PIN-Druck, abschließbare Räume für sensible Abteilungen.
- Beschäftigte vor der Planung einbeziehen: Workshops und Befragungen erhöhen die Akzeptanz messbar und verhindern teure Nachbesserungen.
- Pilotbereich einrichten, bevor das gesamte Gebäude umgebaut wird. Erfahrungen dokumentieren und das Konzept iterativ anpassen.
Das Open Space Büro ist weder Allheilmittel noch gescheitertes Experiment. Es ist ein Planungskonzept, das bei sorgfältiger Umsetzung Flächenkosten senken und die Zusammenarbeit verbessern kann. Die Bernstein-Turban-Studie zeigt jedoch klar, dass ohne bewusste Zonierung, Akustikplanung und Beteiligung der Beschäftigten das Gegenteil eintritt. Wer 2026 ein offenes Bürokonzept plant, sollte deshalb nicht mit dem Grundriss beginnen, sondern mit der Frage: Welche Tätigkeiten finden in unserem Unternehmen tatsächlich statt, und welche räumliche Umgebung braucht jede davon?
