AfA-Tabelle für Büro-, EDV- und Kommunikationstechnik: Nutzungsdauer, 1-Jahr-Regel für Computer und Abschreibung

Was die AfA-Tabellen für Büro und EDV regeln

Die Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen) des Bundesfinanzministeriums (BMF) legen die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Anlagegütern gemäß § 7 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz fest. Für die Büroausstattung ist die allgemeine AfA-Tabelle (AfA-Tabelle AV) maßgeblich – sie enthält Büromöbel, Kommunikationsendgeräte, Tresore und weitere typische Wirtschaftsgüter.

Eine Besonderheit gilt für die EDV: Für Computerhardware und Software lässt das BMF abweichend eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr zu. Diese Sonderregel führt in der Praxis zu einer Sofortabschreibung und ist der wichtigste Hebel bei IT-Anschaffungen. Sie wird weiter unten ausführlich erklärt. Geräte, die in der AV-Tabelle nicht ausdrücklich genannt sind, werden analog zu einem vergleichbaren Wirtschaftsgut eingeordnet.

Nutzungsdauer der wichtigsten Büro- und EDV-Anlagegüter

Die folgende Übersicht zeigt die in der Praxis am häufigsten nachgefragten Wirtschaftsgüter. Die mit „BMF AfA-Tabelle AV“ gekennzeichneten Werte sind dort gelistet; für Computer und Software gilt die gesonderte 1-Jahr-Regel des BMF. Eine alphabetisch sortierte Gesamtübersicht bietet Betriebsausgabe.de.

Der lineare AfA-Satz ergibt sich aus 100 geteilt durch die Nutzungsdauer (13 Jahre entsprechen rund 7,7 Prozent, acht Jahre 12,5 Prozent). Die enorme Spreizung – von der Sofortabschreibung beim Computer bis zu 23 Jahren beim Tresor – macht deutlich, warum bei der Büroausstattung jede Position einzeln betrachtet werden sollte.

Die 1-Jahr-Regel für Computer und Software

Der wichtigste Sonderfall im Büro betrifft die IT. Während die AfA-Tabelle AV für Computer nominell drei Jahre vorsieht, lässt das BMF in einem Schreiben vom 22. Februar 2022 – es ersetzt das frühere Schreiben vom 26. Februar 2021 – für Computerhardware und Software eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zu. Das führt im Ergebnis zu einer Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung.

Wichtig sind drei Punkte: Erstens handelt es sich um ein Wahlrecht – die einjährige Nutzungsdauer „kann“, muss aber nicht angesetzt werden. Zweitens wird im Anschaffungsjahr die volle Abschreibung vorgenommen, ohne monatsgenaue Zwölftelung. Drittens umfasst die Regelung neben dem Computer selbst auch die Peripheriegeräte (etwa Drucker, Scanner und Monitore) sowie die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Die Liste der begünstigten Hardware ist im BMF-Schreiben abschließend beschrieben. Für die meisten Betriebe bedeutet das: IT-Anschaffungen lassen sich im Anschaffungsjahr vollständig als Aufwand verbuchen – unabhängig von der GWG-Grenze.

Abschreibungsmethoden für höherwertige Büroausstattung

Lineare und degressive Abschreibung

Für langlebige Büroausstattung wie Möbel greift die normale AfA. Linear werden die Kosten gleichmäßig über 13 Jahre verteilt. Alternativ gilt für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden, die degressive Abschreibung von bis zu 30 Prozent pro Jahr, höchstens das Dreifache des linearen Satzes. Bei Büromöbeln (linear 7,7 Prozent) sind das degressiv rund 23 Prozent im ersten Jahr – ein deutlicher Liquiditätsvorteil bei einer größeren Büroeinrichtung.

GWG und Poolabschreibung

Selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto können sofort vollständig abgeschrieben werden (§ 6 Abs. 2 EStG) – das betrifft viele einzelne Bürostühle, Beistellmöbel oder kleinere Geräte. Für Güter zwischen 250,01 und 1.000 Euro netto ist alternativ die Poolabschreibung über fünf Jahre mit 20 Prozent pro Jahr möglich. Ein Bürostuhl für 800 Euro netto ist damit sofort absetzbar, ein Stuhl für 950 Euro netto kann in den Sammelposten.

Sonderabschreibung nach § 7g EStG

Kleine und mittlere Betriebe (Gewinngrenze 200.000 Euro im Vorjahr) können nach § 7g EStG zusätzlich bis zu 40 Prozent Sonderabschreibung ansetzen und über den Investitionsabzugsbetrag bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Kosten vorziehen. Bei einer kompletten Büroneuausstattung lässt sich der Steuereffekt so spürbar in das Anschaffungsjahr verlagern.

Praxisbeispiel: Büroarbeitsplatz komplett ausstatten

Angenommen, ein Betrieb richtet einen Arbeitsplatz neu ein: PC inklusive Monitor und Drucker für 1.500 Euro netto, Software für 400 Euro, dazu Schreibtisch, Rollcontainer und Schrank für zusammen 3.900 Euro netto.

Während IT und Software im ersten Jahr vollständig den Gewinn mindern, verteilt sich der Möbelanteil über viele Jahre. Wer den Effekt im Anschaffungsjahr maximieren will, wählt für die Möbel zusätzlich die degressive AfA: Statt 300 Euro (linear) lassen sich rund 901 Euro ansetzen (23,1 Prozent von 3.900 Euro).

Sonderfälle: Drucker, Kopierer und Software

Eine häufige Abgrenzungsfrage betrifft Drucker und Kopierer. Ein Drucker oder Scanner, der als Peripheriegerät zum Computer gehört, fällt unter die 1-Jahr-Regel und ist sofort absetzbar. Ein eigenständiges, großes Multifunktions- oder Kopiergerät, das nicht als Computerperipherie eingestuft wird, kann dagegen über seine reguläre Nutzungsdauer abzuschreiben sein. Die Einordnung hängt vom konkreten Gerät und seiner Nutzung ab.

Bei Software ist zwischen der begünstigten Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung (1-Jahr-Regel) und anderen immateriellen Wirtschaftsgütern zu unterscheiden. Cloud- und Abonnement-Software (SaaS) wird in der Regel ohnehin als laufender Aufwand gebucht, weil kein Wirtschaftsgut aktiviert wird. Wer unsicher ist, wie ein konkretes Gerät oder eine Lizenz einzuordnen ist, sollte die Behandlung mit dem Steuerberater abstimmen.

Häufige Fehler bei der Abschreibung von Büroausstattung

Der erste Fehler ist, Computer weiterhin über drei Jahre abzuschreiben, obwohl die 1-Jahr-Regel eine Sofortabschreibung ermöglicht – das verschenkt Liquidität im Anschaffungsjahr. Der zweite Fehler ist das Gegenteil: Büromöbel werden fälschlich als kurzlebig behandelt, obwohl die AfA-Tabelle 13 Jahre vorsieht; eine kürzere Nutzungsdauer wäre zu begründen.

Der dritte Fehler betrifft die GWG-Grenze: Maßgeblich sind die Netto-Anschaffungskosten. Ein Bürostuhl für 952 Euro brutto (800 Euro netto) ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut und sofort absetzbar – wer irrtümlich den Bruttobetrag heranzieht, verkennt das. Der vierte Fehler ist, einen kompletten Arbeitsplatz pauschal über eine einzige Nutzungsdauer abzuschreiben, statt IT, Software und Möbel getrennt zu behandeln.

Checkliste: Büro- und EDV-Ausstattung richtig abschreiben

Vor der Buchung dieser Reihenfolge folgen

• IT separat behandeln: Computer, Peripheriegeräte und Software können über die 1-Jahr-Regel sofort abgeschrieben werden.
• GWG prüfen: Geräte und Möbel bis 800 € netto sofort absetzbar; 250,01–1.000 € netto alternativ Poolabschreibung über 5 Jahre.
• Netto rechnen: Für die GWG-Grenze zählen die Netto-Anschaffungskosten, nicht der Bruttopreis.
• Büromöbel mit 13 Jahren ansetzen, Telefonanlage mit 8, Tresor mit 23 – Werte aus der AfA-Tabelle AV übernehmen.
• Nicht gelistete Geräte (z. B. Funkanlagen) analog einordnen und dokumentieren.
• Degressive AfA für Möbel prüfen: für Anschaffungen 1.7.2025 – 31.12.2027 bis zu 30 % bzw. das Dreifache des linearen Satzes.
• § 7g nutzen: KMU bis 200.000 € Vorjahresgewinn können Sonderabschreibung und IAB einsetzen.
• Arbeitsplatz aufteilen: IT, Software und Möbel getrennt erfassen statt über eine einheitliche Nutzungsdauer.

Häufige Fragen kompakt beantwortet

Wie schreibe ich einen Computer ab?

Für Computerhardware und Software lässt das BMF eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu, sodass die Anschaffung im Jahr des Kaufs vollständig abgeschrieben werden kann. Es handelt sich um ein Wahlrecht; die Abschreibung erfolgt im Anschaffungsjahr in voller Höhe, ohne monatsgenaue Zwölftelung. Die AfA-Tabelle AV nennt nominell drei Jahre, die 1-Jahr-Regel geht aber vor, wenn man sie wählt.

Über wie viele Jahre werden Büromöbel abgeschrieben?

Büromöbel – Schreibtische, Schränke, Regale und Bürostühle – haben laut AfA-Tabelle AV eine Nutzungsdauer von 13 Jahren (linear rund 7,7 Prozent). Für Anschaffungen bis Ende 2027 ist alternativ die degressive AfA mit bis zu 30 Prozent möglich.

Ist ein Bürostuhl ein geringwertiges Wirtschaftsgut?

Liegt der Netto-Anschaffungspreis bei höchstens 800 Euro, ist der Bürostuhl ein geringwertiges Wirtschaftsgut und im Anschaffungsjahr sofort absetzbar. Zwischen 250,01 und 1.000 Euro netto kann er alternativ in den fünfjährigen Sammelposten aufgenommen werden; darüber wird er über 13 Jahre abgeschrieben.

Welche Nutzungsdauer hat eine Telefonanlage?

Kommunikationsendgeräte und Telefonanlagen werden laut AfA-Tabelle AV über acht Jahre abgeschrieben (linear 12,5 Prozent). Funk- und vergleichbare Kommunikationsgeräte, die nicht ausdrücklich gelistet sind, werden in der Regel analog eingeordnet.

Fazit: IT sofort, Möbel über Jahre

Die Büroausstattung verlangt eine getrennte Betrachtung. Computer, Peripheriegeräte und Software lassen sich über die 1-Jahr-Regel des BMF faktisch sofort abschreiben – der größte und einfachste Hebel bei IT-Investitionen. Büromöbel dagegen werden über 13 Jahre abgeschrieben, Telefonanlagen über acht, Tresore über 23 Jahre. Wer jede Position richtig zuordnet und die GWG-Grenze netto rechnet, holt das Maximum heraus.

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Verbindlich sind die jeweils gültigen AfA-Tabellen und BMF-Schreiben sowie das Einkommensteuergesetz. Gerade bei der Abgrenzung von Peripheriegeräten, Kopierern und Software oder bei der Kombination von degressiver AfA und § 7g lohnt sich die Abstimmung mit einem Steuerberater.