Reinigungskosten in der Instandhaltung: Was ein sauberes Bauteil wirklich kostet

Warum der Literpreis die falsche Kennzahl ist

Wenn der Einkauf den Reiniger für den Teilewaschtisch bestellt, vergleicht er in der Regel den Preis pro Liter. Ein konventioneller Kaltreiniger auf Lösemittelbasis kostet etwa 3 bis 4 Euro pro Liter in der 200-Liter-Fass-Abpackung. Ein biologischer Reiniger wie BIO-CIRCLE L EVO liegt bei ca. 6,90 Euro pro Liter (138 € netto / 20 l). Der Einkäufer sieht einen Preisunterschied von fast 100 Prozent und entscheidet sich für das günstigere Produkt.

Diese Entscheidung berücksichtigt nicht, wie oft der Reiniger getauscht werden muss, was die Entsorgung kostet, wie viel Arbeitszeit der Reinigungsprozess erfordert und welchen Aufwand die Gefahrstoffdokumentation verursacht. In der Praxis zeigt sich, dass die reinen Reinigerkosten bei vielen Betrieben nur 15 bis 30 Prozent der tatsächlichen Reinigungskosten ausmachen. Den größeren Anteil tragen Personalkosten, Entsorgung und indirekte Aufwände wie Unterweisungen, PSA-Beschaffung und Dokumentation.

Ein Kalkulationsmodell für die wahren Reinigungskosten

Um die tatsächlichen Kosten pro gereinigtem Bauteil zu ermitteln, müssen alle relevanten Kostenpositionen erfasst werden. Das folgende Modell unterscheidet zwischen direkten und indirekten Kosten und ist auf eine typische Instandhaltungswerkstatt mit einem Pinselwaschtisch zugeschnitten.

Direkte Kosten umfassen den Reinigerverbrauch (Preis × Menge pro Jahr, abhängig von der Standzeit), die Energiekosten (Heizung bei wässrigen Systemen, ca. 700 W Dauerleistung, bei Lösemittelreinigern null), die Entsorgungskosten (Sonderabfall vs. ölabscheiderverträgliches Abwasser), die Kosten für Filter und Verschleißteile sowie die Gerätekosten (Abschreibung bei Kauf oder monatliche Miete).

Indirekte Kosten werden häufig übersehen, machen aber einen erheblichen Anteil aus: Personalzeit für den Reinigungsvorgang selbst (manuelles Reinigen, Be- und Entladen), Personalzeit für Wartung (Reinigerwechsel, Filterwechsel, Gerätereinigung), PSA-Kosten (Chemikalienhandschuhe, Atemschutz bei Lösemitteln vs. einfache Schutzhandschuhe bei kennzeichnungsfreien Reinigern), Gefahrstoffmanagement (Sicherheitsdatenblatt-Verzeichnis, Betriebsanweisungen, Unterweisungsdokumentation, Gefahrstoffkataster-Aktualisierung) und Entsorgungsmanagement (Begleitscheine, Nachweisführung nach NachwV, Abstimmung mit dem Entsorgungsdienstleister). Hinweise zur Gefahrstoffsubstitution und zum Gefahrstoffmanagement stellt die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) bereit.

Die Kosten pro gereinigtem Bauteil ergeben sich aus der Summe aller Jahreskosten, geteilt durch die Anzahl der gereinigten Bauteile pro Jahr. In einer Werkstatt, die täglich 20 Teile reinigt (ca. 5.000 pro Jahr), sieht die Rechnung grundlegend anders aus als in einem Betrieb, der nur drei bis vier Teile pro Woche reinigt.

Drei Szenarien im Vollkostenvergleich

Die folgende Tabelle vergleicht die Jahresgesamtkosten für drei typische Reinigungsszenarien in einer Instandhaltungswerkstatt mit einem Pinselwaschtisch und ca. 5.000 gereinigten Bauteilen pro Jahr (20 pro Arbeitstag).

Die Rechnung zeigt drei Ergebnisse, die von den reinen Reinigerkosten abweichen. Erstens: Die Personalzeit für den Reinigungsvorgang dominiert die Kosten in allen drei Szenarien. Bei 5.000 Teilen pro Jahr und fünf Minuten pro Teil entfallen rund 80 Prozent der Gesamtkosten auf die Arbeitszeit des Instandhalters. Zweitens: Der Kostenunterschied zwischen den Reinigern (Szenario A vs. B) ist in der Jahresbetrachtung erheblich, weil Standzeit, Entsorgung und Dokumentation zusammenwirken. Drittens: Das Full-Service-Modell (Szenario C) liegt trotz der höheren Gerätekosten nahe am biologischen System, weil die Verwaltungskosten entfallen.

Besonders aufschlussreich ist die Sensitivität gegenüber der Teilezahl. Bei nur 1.000 Teilen pro Jahr (vier pro Tag) sinken die Personalkosten auf ein Fünftel, und die Reinigerkosten gewinnen relativ an Gewicht. In diesem Fall liegt der Kostenunterschied zwischen den Szenarien bei nur noch 400 bis 600 Euro pro Jahr, was die Investition in ein teureres System schwerer rechtfertigt. Bei 10.000 Teilen pro Jahr dagegen (40 pro Tag) steigt der Personalkostenanteil auf über 37.000 Euro, und die Frage der Automatisierung wird zum entscheidenden Hebel. Die Kalkulation sollte deshalb immer mit den tatsächlichen Teilezahlen des eigenen Betriebs durchgerechnet werden, nicht mit Annahmen.

Ein weiterer Faktor, der in der Tabelle nicht sofort sichtbar ist: Die Entsorgungskosten für Sonderabfall steigen nicht linear, sondern sprunghaft, weil Entsorgungsdienstleister Mindestmengen und Anfahrtspauschalen berechnen. Ein Betrieb, der viermal im Jahr ein 200-Liter-Fass entsorgt, zahlt nicht viermal den Entsorgungspreis pro Liter, sondern viermal die Anfahrtspauschale plus den Entsorgungspreis. Bei ölabscheiderverträglichen wässrigen Reinigern entfällt die separate Entsorgung vollständig, was diesen Kostenblock auf nahezu null reduziert.

Wo die größten Einsparhebel liegen

Der mit Abstand größte Kostenhebel ist nicht der Reiniger, sondern die Reinigungszeit pro Teil. Jede Minute, die der Instandhalter am Waschtisch verbringt, kostet bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 45 Euro genau 0,75 Euro. Die Frage lautet also nicht nur „Welcher Reiniger ist günstiger?", sondern „Wie lässt sich die Reinigungszeit pro Teil verkürzen?".

Drei Ansätze bieten sich an. Der erste ist der Wechsel von manueller Reinigung auf ein automatisches System. Eine Teilewaschmaschine wie die Bio-Circle HTW 800 Bio (ab ca. 12.640 € netto) reinigt eine Charge von 20 bis 30 Kleinteilen in 15 bis 20 Minuten, ohne dass ein Mitarbeiter anwesend sein muss. Bei gleicher Teilezahl reduziert sich die gebundene Personalzeit von 417 Stunden auf geschätzt 80 bis 100 Stunden pro Jahr (nur Be- und Entladen). Die eingesparte Personalzeit von über 300 Stunden entspricht bei 45 Euro pro Stunde einer jährlichen Einsparung von ca. 14.000 Euro, womit sich die Investition innerhalb eines Jahres amortisiert.

Der zweite Ansatz betrifft die Standzeit des Reinigers. Ein biologischer Reiniger, der sechs bis zwölf Monate statt drei Monate hält, reduziert nicht nur die Reinigerkosten, sondern auch die Personalzeit für den Reinigerwechsel und die Entsorgungskosten. In der obigen Rechnung beträgt der Unterschied zwischen Szenario A und Szenario B bei den nicht-personalbezogenen Kosten rund 3.800 Euro pro Jahr.

Der dritte Ansatz ist die Konsolidierung der Reinigungsmittel. Wer statt fünf verschiedener Spezialreiniger einen einzigen Universalreiniger einsetzt, vereinfacht die Beschaffung, Lagerhaltung und Dokumentation. Bio-Circle L EVO etwa deckt die Reinigung von Ölen, Fetten, Kühlschmierstoffen und leichten Verschmutzungen mit einem einzigen Produkt ab und ist zudem NSF-A1-zertifiziert für lebensmittelnahe Bereiche. Technische Informationen zu biologischen Reinigungssystemen bietet Bio-Circle.

Praxisbeispiel Niederlande: Wie ein Maschinenbauer seine Reinigungskosten um 40 Prozent gesenkt hat

Der niederländische Maschinenbauer VDL Groep (Eindhoven), einer der größten industriellen Auftragsfertiger in Europa mit über 16.000 Mitarbeitern, hat in seinen Fertigungswerkstätten eine systematische Analyse der Reinigungskosten durchgeführt. Das Ergebnis: Die Personalzeit für die manuelle Teilereinigung war der mit Abstand größte Kostenblock, nicht die Reiniger selbst. VDL hat daraufhin in mehreren Werken manuelle Pinselwaschtische durch automatische Teilewaschmaschinen mit biologischen Reinigern ersetzt und die Reinigungsabläufe standardisiert.

Die dokumentierte Einsparung lag bei rund 40 Prozent der Gesamtreinigungskosten, wobei der größte Anteil aus der Reduktion der Personalzeit stammte. Gleichzeitig verbesserte sich die Reinigungsqualität, weil die automatischen Maschinen reproduzierbare Ergebnisse liefern, während die manuelle Reinigung von der Sorgfalt des einzelnen Mitarbeiters abhing. Ein Nebeneffekt war die Reduktion der Gefahrstoffanzahl in den Werkstätten, weil die automatischen Systeme mit einem einzigen biologischen Reiniger arbeiten statt mit mehreren manuell eingesetzten Produkten. Für deutsche Instandhaltungsbetriebe mit ähnlich hohem Teiledurchsatz ist dieses Beispiel ein konkreter Hinweis: Die größte Einsparung liegt nicht im Reiniger, sondern im Prozess.

Outsourcing als vierte Option: Wann sich ein Lohnreinigungsbetrieb lohnt

Neben der Reinigung im eigenen Haus besteht die Möglichkeit, Teile an einen Lohnreinigungsbetrieb zu geben. Diese Option wird in der Instandhaltung selten geprüft, kann aber bei bestimmten Konstellationen wirtschaftlich sein: bei sehr anspruchsvollen Sauberkeitsspezifikationen (etwa VDA 19-konforme Restschmutzwerte), bei großen Chargen gleichartiger Teile oder bei sporadischem Reinigungsbedarf, der die Investition in ein eigenes System nicht rechtfertigt.

Die Kosten für Lohnreinigung liegen je nach Teilegröße, Verschmutzungsgrad und Stückzahl typischerweise bei 2 bis 15 Euro pro Teil. Bei kleinen Stückzahlen und hohen Sauberkeitsanforderungen, etwa VDA 19-konformer Restschmutzanalyse für Automobilzulieferer, kann das günstiger sein als ein eigenes System, weil der Lohnreiniger über die nötige Messtechnik und Prozesszertifizierung verfügt. Bei hohem Durchsatz und einfachen Verschmutzungen ist die eigene Reinigung dagegen fast immer wirtschaftlicher, weil die Logistikkosten (Transport, Verpackung, Wartezeit) beim Outsourcing erheblich ins Gewicht fallen. In der Automobilzulieferung kalkulieren Betriebe typischerweise mit zwei bis drei Euro Logistikkosten pro Bauteil zusätzlich zur reinen Reinigungsgebühr. Die Entscheidung sollte auf Basis der konkreten Kosten pro Teil getroffen werden, nicht auf Basis einer pauschalen Annahme.

Was das Kalkulationsmodell nicht erfasst

Jede Kostenrechnung hat blinde Flecken. Das hier vorgestellte Modell berücksichtigt keine Qualitätskosten, also die Kosten, die entstehen, wenn ein Bauteil nicht sauber genug ist und nachgearbeitet werden muss oder zu einem Ausfall im Feld führt. In der Serienfertigung, insbesondere in der Automobilzulieferung, können diese Kosten ein Vielfaches der Reinigungskosten betragen. Der Fachverband industrielle Teilereinigung (FiT) weist regelmäßig darauf hin, dass die Reinigung als wertschöpfender Fertigungsschritt betrachtet werden sollte, nicht als Kostenstelle. Weitere Informationen zur industriellen Bauteilreinigung veröffentlicht der Fachverband industrielle Teilereinigung (FiT).

Ebenfalls nicht im Modell enthalten sind die langfristigen Gesundheitskosten durch den Umgang mit Gefahrstoffen. Chronische Hauterkrankungen und Atemwegsbeschwerden durch Lösemittelexposition verursachen Fehlzeiten und BG-Kosten, die in der betrieblichen Kostenrechnung selten der Reinigungsabteilung zugeordnet werden. Informationen zu Gesundheitsrisiken durch Gefahrstoffe und Hautbelastungen bietet die DGUV. Die DGUV beziffert die durchschnittlichen Kosten einer meldepflichtigen Berufskrankheit der Haut auf einen mittleren fünfstelligen Betrag, wenn Behandlung, Ausfallzeit und mögliche Umschulung eingerechnet werden. Die Umstellung auf kennzeichnungsfreie Reiniger kann diese Kosten reduzieren, der Effekt ist jedoch schwer zu quantifizieren und wird deshalb in der Praxis oft ignoriert. Für die Gesamtbewertung eines Reinigungssystems sollte dieser Faktor dennoch zumindest qualitativ berücksichtigt werden.

Checkliste: Reinigungskosten in der Instandhaltung analysieren

Kostenanalyse-Checkliste für Betriebsleiter und Einkauf

☐ Reinigerverbrauch pro Jahr erfasst: Menge, Preis, Standzeit pro Befüllung
☐ Entsorgungskosten ermittelt: Sonderabfall (AVV 140603*) vs. ölabscheiderverträgliches Abwasser
☐ Personalzeit für Reinigung gemessen: Minuten pro Teil × Stundensatz × Teile pro Jahr
☐ Personalzeit für Wartung/Verwaltung erfasst: Reinigerwechsel, Filterwechsel, SDB-Verwaltung, Unterweisung
☐ PSA-Kosten kalkuliert: Chemikalienhandschuhe und Atemschutz (Lösemittel) vs. Standard-Schutzhandschuhe (kennzeichnungsfrei)
☐ Gefahrstoffmanagement-Aufwand eingerechnet: Betriebsanweisungen, Gefahrstoffkataster, Unterweisungszeit
☐ Energiekosten berücksichtigt: Heizung bei wässrigen Systemen, Druckluft bei automatischen Systemen
☐ Kosten pro gereinigtem Teil berechnet: Gesamtkosten / Teilezahl pro Jahr
☐ Automatisierungspotenzial geprüft: Lohnt sich eine Teilewaschmaschine bei der aktuellen Teilezahl?
☐ Outsourcing geprüft: Bei sporadischem Bedarf oder hohen Sauberkeitsanforderungen Lohnreinigung kalkulieren