Konferenzraum einrichten für 10 bis 50 Personen: Größe, Technik, Akustik

Konferenzraum und Besprechungsraum sind zwei Planungsaufgaben

Die Begriffe werden im Sprachgebrauch synonym verwendet, in der Planung unterscheiden sie sich erheblich. Ein Besprechungsraum für vier bis zehn Personen lässt sich in einem üblichen Bürogeschoss unterbringen, mit Fensterlüftung betreiben und mit einem Bildschirm sowie einer Konferenzspinne ausstatten. Sobald mehr als zehn Personen gleichzeitig im Raum sind, ändern sich mehrere Randbedingungen zugleich.

Die Grundfläche überschreitet Schwellenwerte der Arbeitsstättenregeln, die Personenbelegung erzeugt eine Lüftungslast, die eine Fensterlüftung nicht mehr zuverlässig abführt, die Nachhallzeit wird bei größeren Raumvolumina zum Problem, und die Medientechnik muss Sprachverständlichkeit über eine Distanz von mehreren Metern sicherstellen. Die Ausstattung kleinerer Räume behandelt unser Beitrag zum Besprechungsraum und seiner Technik. Der vorliegende Beitrag beschäftigt sich mit den größeren Räumen.

Eine Vorbemerkung zur Rechtslage: Die Arbeitsstättenregeln enthalten keinen Flächenwert je Person für Konferenz- und Besprechungsräume. Die ASR A1.2 nennt zwar Mindestgrundflächen für Büroarbeitsplätze, für Besprechungsräume gilt sie in diesem Punkt aber nicht unmittelbar. Sie weist ausdrücklich darauf hin, dass für Schulungs- und Besprechungsarbeitsplätze aufgrund spezifischer betriebstechnischer oder ergonomischer Anforderungen abweichende Gestaltungen notwendig sein können, die im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu ermitteln sind. Wer eine feste Quadratmeterzahl je Person aus einer Norm erwartet, wird sie nicht finden.

Quelle: ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“, Ausgabe September 2013 (GMBl 2013, S. 910), zuletzt geändert GMBl 2022, S. 241, herausgegeben von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.

Die Raumhöhe entscheidet vor allem anderen

Die erste Prüfung bei jedem Konferenzraumprojekt gilt der lichten Höhe, weil sie sich im Bestand praktisch nicht korrigieren lässt. Die ASR A1.2 staffelt die erforderliche lichte Höhe nach der Grundfläche des Raumes.

Diese Maße dürfen nach Absatz 3 um 0,25 m herabgesetzt werden, wenn keine gesundheitlichen Bedenken bestehen. Das ist im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu ermitteln, und eine lichte Höhe von 2,50 m darf in keinem Fall unterschritten werden.

Für die Praxis folgt daraus eine unangenehme Konsequenz. Viele Bürogebäude aus den Achtziger- und Neunzigerjahren haben Geschosshöhen, die nach Abzug von Doppelboden und abgehängter Decke bei 2,60 bis 2,70 m lichter Höhe landen. Ein Konferenzraum mit 70 m² Grundfläche verlangt aber 2,75 m, reduzierbar auf 2,50 m nur nach dokumentierter Gefährdungsbeurteilung. Wer in einem solchen Bestand einen großen Konferenzraum plant, muss entweder die abgehängte Decke reduzieren, was mit der Lüftungsführung kollidiert, oder den Raum unterhalb der 50-Quadratmeter-Schwelle halten und damit die Personenzahl begrenzen.

Die Reihenfolge der Planung sollte deshalb umgekehrt zur üblichen Praxis verlaufen. Zuerst wird die verfügbare lichte Höhe gemessen, daraus ergibt sich die maximal zulässige Grundfläche ohne Zusatzaufwand, und erst daraus folgt die realistische Personenzahl.

Quelle: ASR A1.2, Punkt 6 Absätze 2 bis 4, wiedergegeben nach der Regelwerkssammlung der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe. Maßgeblich ist der im GMBl bekanntgemachte Text.

Flächenbedarf aus der Bestuhlung ableiten

Da kein normativer Flächenwert je Person existiert, wird die Fläche aus der Möblierung heraus gerechnet. Der Rechenweg ist einfach und lässt sich für jede Bestuhlungsvariante wiederholen: Tischfläche ermitteln, umlaufende Zone für Stühle und Verkehrsweg addieren, Zuschläge für Technik und Nebenflächen ergänzen.

Rechenbeispiel Blocktafel für zwölf Personen
Tisch für je sechs Personen an den Längsseiten: 4,20 m × 1,60 m
Umlaufende Zone für Stuhl und Vorbeigehen: 1,20 m auf allen vier Seiten
Erforderliche Grundfläche: 6,60 m × 4,00 m = 26,4 m²
Das entspricht rund 2,2 m² je Person, noch ohne Sideboard, Bildschirmwand und Türaufschlag.

Die umlaufende Zone von 1,20 m ist eine Planungsannahme und kein Normwert. Sie setzt sich aus der Stuhltiefe im zurückgeschobenen Zustand und einem schmalen Durchgang zusammen. Wo hinter den Stühlen regelmäßig Personen vorbeigehen sollen, ohne dass Sitzende aufstehen müssen, ist mehr anzusetzen. Als Untergrenze gilt in jedem Fall die Bewegungsfläche von mindestens 1,50 m² je Person, die die ASR A1.2 für Arbeitsplätze fordert.

Wer den Raum flexibel nutzen will, plant die flächenintensivste Variante als Auslegungsfall und beschafft klappbare oder rollbare Tische. Der dafür nötige Stauraum wird regelmäßig vergessen: Zwölf gestapelte Klapptische und dreißig stapelbare Stühle benötigen eine Abstellfläche, die im Raumprogramm auftauchen sollte.

Quellen: Rechenbeispiel und Bestuhlungstabelle sind eigene Herleitungen auf Basis üblicher Möbelmaße. Normativer Bezug ist ausschließlich die Bewegungsfläche von mindestens 1,50 m² je Person nach ASR A1.2, Punkt 5.

Der verbreitete Irrtum beim Luftraum

Punkt 7 der ASR A1.2 fordert für ständig anwesende Beschäftigte einen freien Luftraum von mindestens 12 m³ bei überwiegend sitzender Tätigkeit, 15 m³ bei überwiegend nichtsitzender Tätigkeit und 18 m³ bei schwerer körperlicher Arbeit. Halten sich zusätzlich weitere Personen nicht nur vorübergehend im Raum auf, sind je Person weitere 10 m³ vorzusehen.

Genau diese Regel wird bei Konferenzräumen falsch angewendet. Die ASR nimmt Schulungs- und Besprechungsräume von der Anforderung der zusätzlichen 10 m³ ausdrücklich aus, ebenso Verkaufsräume, Schank- und Speiseräume in Gaststätten sowie Unterrichtsräume in Schulen. Rechnerisch wäre die Anforderung in einem Konferenzraum auch kaum erfüllbar: Zwanzig Personen ergäben 200 m³ allein aus dem Zuschlag, was bei 2,75 m lichter Höhe eine Grundfläche von über 70 m² nur für den Luftraum bedeutete.

Die Entlastung beim Luftraum bedeutet allerdings nicht, dass die Luftqualität unbeachtlich wäre. Sie verlagert die Anforderung lediglich von der Raumgeometrie auf die Lüftung. Und dort wird es anspruchsvoll.

Quelle: ASR A1.2, Punkt 7 Absätze 1 und 2 einschließlich des Ausnahmesatzes für Schulungs- und Besprechungsräume.

Lüftung ist der eigentliche Engpass

Nach der ASR A3.6 „Lüftung“ ist die CO2-Konzentration ein anerkanntes Maß für die Bewertung der Luftqualität, sofern die anwesenden Personen die bestimmende Ursache für die Stofflasten im Raum sind. In einem Konferenzraum ist das regelmäßig der Fall. Die Regel weist darauf hin, dass eine erhöhte CO2-Konzentration erfahrungsgemäß einen negativen Einfluss auf die Aufmerksamkeitsleistung hat, und ordnet den Werten Maßnahmenstufen zu. Maßnahmen, die im Bereich zwischen 1.000 und 2.000 ppm ergriffen werden, sind in der Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren.

Wie viel Außenluft dafür nötig ist, lässt sich aus der CO2-Emission je Person ableiten. Eine Übersicht des Fachbereichs Holz und Metall der DGUV, wiedergegeben in einer Fachveranstaltung zur ASR A3.6, nennt für leichte, überwiegend sitzende Tätigkeit eine CO2-Emission von 20 Litern je Stunde und Person. Daraus ergibt sich ein notwendiger Außenluftvolumenstrom von 34 m³ je Stunde und Person, um 1.000 ppm einzuhalten, und von 52 m³ je Stunde und Person für 800 ppm. Für entspanntes Sitzen liegen die Werte bei 17 Litern je Stunde beziehungsweise 29 und 44 m³ je Stunde.

Ein vier- bis fünffacher Luftwechsel je Stunde ist über Fensterlüftung im laufenden Betrieb nicht darstellbar, jedenfalls nicht ohne Zugluft, Lärmeintrag von außen und im Winter erhebliche Wärmeverluste. Für Konferenzräume ab etwa zwölf Personen ist eine raumlufttechnische Anlage deshalb in aller Regel die einzige tragfähige Lösung. Die Auslegungsgröße steht mit der Personenzahl fest und lässt sich nachträglich kaum erhöhen, weil Kanalquerschnitte und Auslässe darauf ausgelegt sind.

Zwei praktische Punkte kommen hinzu. Erstens muss die Anlage leise sein, weil ein Konferenzraum ein Sprachraum ist. Ein Zuluftauslass, der bei voller Leistung hörbar rauscht, wird abgeschaltet, und damit ist der Nutzen der Investition dahin. Zweitens lohnt sich eine bedarfsgeführte Regelung über CO2-Sensoren, weil Konferenzräume typischerweise stundenweise voll besetzt und den Rest des Tages leer sind. Die Grundlagen der Regel behandelt unser Beitrag zur ASR A3.6 und den Lüftungspflichten am Arbeitsplatz.

Quellen: ASR A3.6 Punkt 4 „Luftqualität“ mit Tabelle 1. Werte zur CO2-Emission und zum Außenluftvolumenstrom nach Fachbereich AKTUELL FBHM-114 der DGUV, wiedergegeben im genannten Vortrag. Die Beispielrechnung in der Tabelle ist eine eigene Berechnung mit den dort genannten Kennwerten.

Akustik in großen Räumen

Mit dem Raumvolumen wächst die Nachhallzeit. Was in einem Zehn-Quadratmeter-Besprechungsraum kaum auffällt, macht einen Konferenzraum mit 120 m² unbrauchbar, sobald mehrere Personen sprechen oder eine Videokonferenz läuft. Die maßgebliche Grundlage ist die DIN 18041 für die Hörsamkeit in Räumen, ergänzt um die Anforderungen der ASR A3.7 zum Lärm am Arbeitsplatz. Beide arbeiten mit einer Soll-Nachhallzeit, die vom Raumvolumen und der Nutzungsart abhängt.

Für die Planung sind drei Punkte entscheidend. Erstens braucht ein Konferenzraum absorbierende Flächen in einer Größenordnung, die sich nicht mit einzelnen Wandbildern erreichen lässt. Decke und mindestens zwei gegenüberliegende Wandflächen gehören in die Betrachtung. Zweitens sind Parallelflächen aus Glas problematisch, weil sie Flatterechos erzeugen. Wo eine verglaste Trennwand zum Flur gewünscht ist, sollte die gegenüberliegende Fläche stark absorbierend ausgeführt werden. Drittens ist die Akustikplanung deutlich günstiger, wenn sie vor dem Ausbau erfolgt statt danach.

Ein Aspekt wird bei Konferenzräumen häufiger unterschätzt als bei Büros: die Schalldämmung nach außen. In einem Raum, in dem Personalthemen, Vergabeentscheidungen oder Vertragsverhandlungen besprochen werden, ist die Vertraulichkeit ein eigenes Schutzziel. Türen und Trennwände sollten entsprechend spezifiziert werden, und die Lüftungsführung darf keinen Schallnebenweg über den Deckenhohlraum erzeugen. Maßnahmen und Produktkategorien vergleichen die Beiträge zur Büroakustik nach DIN 18041 und zu Akustiklösungen im Büro.

Quellen: Normverweise DIN 18041 „Hörsamkeit in Räumen“ und ASR A3.7 „Lärm“. Der Normtext der DIN 18041 ist kostenpflichtig und wird hier inhaltlich referenziert, ohne Zahlenwerte wiederzugeben.

Medientechnik nach Raumgröße

Die Technik richtet sich nach der Distanz zwischen der am weitesten entfernten Sitzposition und der Anzeigefläche sowie nach der Frage, ob Teilnehmende aus dem Raum in einer Videokonferenz verstanden werden müssen. Beides skaliert nicht linear mit der Personenzahl, sondern mit der Raumgeometrie.

Drei Fehler wiederholen sich in Ausschreibungen. Der erste betrifft die Bildschirmgröße: Sie wird nach dem Budget gewählt und nicht nach der Betrachtungsdistanz, mit dem Ergebnis, dass die hinteren Reihen Tabellen und Diagramme nicht lesen können. Der zweite betrifft die Mikrofonierung, die in großen Räumen die eigentliche Herausforderung ist, weil der Abstand zwischen Sprecher und Mikrofon über die Verständlichkeit auf der Gegenseite entscheidet. Der dritte betrifft die Bedienung: Ein Raum, dessen Technik eine Einweisung erfordert, wird gemieden oder blockiert am Terminbeginn zehn Minuten.

Analog bleibt weiterhin sinnvoll. Eine beschreibbare Fläche wird in Workshops intensiver genutzt als jedes digitale Whiteboard, und sie fällt nicht aus. Welche Oberfläche über Lebensdauer und Folgekosten entscheidet, behandelt der Beitrag zu Whiteboard-Oberflächen im Vergleich.

Quelle: eigene Zusammenstellung typischer Ausstattungsstufen. Die Tabelle beschreibt Planungspraxis und beruht nicht auf einer Norm.

Licht, Strom und Belegung

Für die Beleuchtung gilt der Konferenzraum als Arbeitsraum. Maßgeblich sind die ASR A3.4 und die DIN EN 12464-1, und zusätzlich zur Beleuchtungsstärke ist die Blendungsbegrenzung relevant, weil Bildschirme und Projektionsflächen im Raum stehen. Sinnvoll ist eine getrennt schaltbare Beleuchtung: eine Szene für Besprechungen am Tisch, eine gedimmte Szene für Projektion, bei der die Fläche vor der Anzeige dunkler bleibt als der Tischbereich. Die Anforderungen im Detail behandelt der Beitrag zur Beleuchtung am Arbeitsplatz nach ASR A3.4.

Bei der Elektroplanung wird der Bedarf regelmäßig zu knapp bemessen. Eine Blocktafel für zwanzig Personen benötigt Anschlüsse für Notebooks am Platz, und die spätere Nachrüstung über Bodentanks ist im fertigen Ausbau teuer. Ebenso gehören die Datenanbindung der Medientechnik und eine getrennte Netzwerkzone für Gastgeräte in die frühe Planung.

Nicht zuletzt entscheidet die Belegungssteuerung über die Wirtschaftlichkeit. Große Konferenzräume sind teure Flächen, die häufig für kleine Runden blockiert werden. Ein Buchungssystem mit Anzeige am Raum und automatischer Freigabe bei Nichterscheinen erhöht die effektive Auslastung spürbar, ohne bauliche Maßnahmen. Wie sich solche Systeme in die Flächenplanung einfügen, beschreibt der Beitrag zu Desk-Sharing und Buchungssystemen. Zu bedenken ist außerdem die Kühllast: Zwanzig Personen und die Medientechnik erzeugen eine Wärmelast, die im Sommer ohne Kühlung schnell zu unbehaglichen Temperaturen führt, wie der Beitrag zu Klimageräten im Vergleich zeigt.

Quellen: Normverweise ASR A3.4 „Beleuchtung“ und DIN EN 12464-1. Aussagen zu Elektroplanung und Belegungssteuerung sind Planungspraxis ohne normativen Bezug.

Barrierefreiheit und Zugang

Konferenzräume werden von Beschäftigten, Bewerbenden, Kundschaft und Gremienmitgliedern genutzt. Damit ist der Kreis der Nutzenden breiter als bei einem gewöhnlichen Büroraum, und die barrierefreie Gestaltung gewinnt an Bedeutung. Die einschlägige Technische Regel ist die ASR V3a.2 „Barrierefreie Gestaltung von Arbeitsstätten“, die die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung für diesen Bereich konkretisiert.

Drei Punkte lassen sich früh und ohne nennenswerte Mehrkosten berücksichtigen. Erstens der stufenlose Zugang einschließlich einer Türbreite, die auch mit Rollstuhl passierbar ist, wobei die lichte Durchgangsbreite in der Planung festzulegen und nicht aus dem Katalog des Türenherstellers zu übernehmen ist. Zweitens eine Bewegungsfläche am Tisch, die ein Rangieren erlaubt: An mindestens zwei Plätzen sollte die Tischkante unterfahrbar sein, was bei Blocktafeln mit durchgehender Blende nicht der Fall ist. Drittens die Hörunterstützung, etwa über eine induktive Höranlage oder eine Übertragung des Mikrofonsignals auf persönliche Empfänger. Gerade in großen Räumen mit mehreren Metern Sprechabstand ist das eine wirksame Maßnahme, die sich mit einem ohnehin vorhandenen Mikrofonarray verbinden lässt.

Der Aufwand steigt erheblich, sobald diese Punkte nachträglich umgesetzt werden. Eine unterfahrbare Tischkante lässt sich bei einer bereits gelieferten Blocktafel nicht herstellen, und eine induktive Höranlage erfordert eine Schleife im Boden oder eine entsprechende Systemauswahl bei der Medientechnik.

Quelle: ASR V3a.2 „Barrierefreie Gestaltung von Arbeitsstätten“ als einschlägige Technische Regel. Die genannten Umsetzungspunkte sind Planungspraxis; konkrete Maße sind der Regel selbst und der objektbezogenen Planung zu entnehmen.

Checkliste für die Planung

In dieser Reihenfolge klären

• lichte Höhe im Bestand messen und mit der Staffelung der ASR A1.2 abgleichen
• maximale Personenzahl aus der zulässigen Grundfläche ableiten, nicht umgekehrt
• Bestuhlungsvariante als Auslegungsfall festlegen und Fläche daraus rechnen
• Stauraum für Klapptische und Stapelstühle im Raumprogramm vorsehen
• Außenluftvolumenstrom mit 34 m³ je Stunde und Person überschlagen
• prüfen, ob Fensterlüftung diesen Wert leisten kann, andernfalls RLT-Anlage einplanen
• Schallleistungspegel der Zuluftauslässe in die Ausschreibung aufnehmen
• Akustikkonzept vor dem Ausbau erstellen, Decke und zwei Wandflächen einbeziehen
• Schalldämmung von Tür, Trennwand und Deckenhohlraum für Vertraulichkeit festlegen
• Bildschirmgröße nach der größten Betrachtungsdistanz auslegen
• Mikrofonierung nach Raumgeometrie wählen, nicht nach Personenzahl
• Beleuchtungsszenen für Besprechung und Projektion getrennt schalten
• Steckdosen und Datenpunkte am Platz einplanen, Bodentanks vor Estrich festlegen
• Kühllast aus Personen und Technik ermitteln
• Buchungssystem und Freigaberegel bei Nichterscheinen festlegen

Die ersten beiden Punkte sind die wichtigsten. Wer die Personenzahl vorgibt und die Fläche danach sucht, landet häufig bei einem Raum, der die Höhenanforderung verfehlt oder lüftungstechnisch nicht sinnvoll zu erschließen ist. Wer umgekehrt vorgeht, kommt zu einer Lösung, die genehmigungsfähig und im Betrieb angenehm ist.

Fazit für die Umsetzung

Ein Konferenzraum für 10 bis 50 Personen ist keine vergrößerte Ausgabe des Besprechungsraums. Die Arbeitsstättenregeln geben keinen Flächenwert je Person vor, dafür aber eine Staffelung der lichten Höhe nach Grundfläche, und sie nehmen Besprechungsräume vom Luftraumzuschlag von 10 m³ je zusätzlicher Person aus. Die eigentliche technische Anforderung verlagert sich damit auf die Lüftung, wo für zwanzig Personen rechnerisch rund 680 m³ Außenluft je Stunde anfallen.

Für die Umsetzung empfiehlt sich eine klare Reihenfolge: Höhe messen, Fläche daraus ableiten, Bestuhlung festlegen, Lüftung dimensionieren, Akustik vor dem Ausbau planen und die Medientechnik zuletzt auswählen. In dieser Reihenfolge bleibt jede Entscheidung revidierbar, solange sie noch wenig kostet. In der umgekehrten Reihenfolge steht am Ende ein Raum, in dem eine teure Kameraanlage installiert ist und die Teilnehmenden nach einer Stunde müde werden.