E-Rechnungspflicht ab 2027: Was Betriebe bis Dezember umstellen müssen

Ausgangslage: Was seit 2025 gilt und was sich 2027 ändert

Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen in § 14 UStG für alle nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsätze neu gefasst. Seit dem 1. Januar 2025 gilt bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Entscheidend ist dabei die neue Definition: Eine E-Rechnung liegt nur noch dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Voraussetzung nicht mehr und gilt seit 2025 als sogenannte sonstige Rechnung, ebenso wie eine Papierrechnung.

Für die Praxis bedeutet das zweierlei. Erstens muss jedes inländische Unternehmen seit 2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Dafür genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums bereits ein E-Mail-Postfach. Ausnahmen sind nicht vorgesehen, auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen können. Zweitens gelten für die Ausstellung gestaffelte Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch eine sonstige Rechnung verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Erst nach Ablauf dieser Fristen ist die E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend.

Die wirtschaftliche Tragweite zeigt sich an der Begründung des Gesetzgebers. Die E-Rechnung soll die Digitalisierung des Rechnungswesens vorantreiben, weil Rechnungsdaten beim Empfänger nicht mehr manuell erfasst werden müssen. Zugleich bereitet sie ein späteres Meldesystem vor, mit dem bestimmte Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen. Die gesetzlichen Änderungen dafür will die Bundesregierung zu gegebener Zeit vorlegen. Wer die Umstellung 2026 sauber aufsetzt, erspart sich also eine zweite Anpassungsrunde in wenigen Jahren.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026

Die Stufen der E-Rechnungspflicht im Überblick

Die folgende Übersicht fasst die Fristen zusammen, die sich aus § 27 Absatz 38 UStG und den Erläuterungen der Finanzverwaltung ergeben. Maßgeblich für die Einordnung ist jeweils der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres, nicht der Umsatz des laufenden Jahres.

Ausgenommen von der Ausstellungspflicht bleiben Rechnungen an Endverbraucher, viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern sowie Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. In diesen Fällen darf weiterhin eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Für den typischen Industriebetrieb, der Maschinen, Betriebsausstattung oder Dienstleistungen an andere Unternehmen liefert, greifen diese Ausnahmen in der Regel nur bei Bagatellbeträgen.

Zum Stand vom 22. August 2026 ist eine Verschiebung der Stufe 2027 nicht beschlossen. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat am 22. Juni 2026 gefordert, die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz auf den 1. Januar 2028 zu verlegen, weil die überarbeitete Norm EN 16931 für den B2B-Bereich und eine verbindliche Zuordnung der Pflichtangaben zu den Rechnungsfeldern nach seiner Darstellung erst im zweiten Halbjahr 2026 vorliegen. Der Verband verweist dabei auf eine eigene Umfrage unter 1.926 Handwerksbetrieben, nach der Empfang und Versand von E-Rechnungen noch nicht reibungslos verlaufen. Mehrere Handwerkskammern haben sich der Forderung im Juli und August 2026 angeschlossen.

Ein Gesetzgebungsverfahren zur Verschiebung ist daraus bislang nicht hervorgegangen. Die Finanzverwaltung nennt in ihren FAQ vom März 2026 weiterhin den 31. Dezember 2026 als Ende der allgemeinen Übergangsfrist, und in der Berichterstattung vom Juli 2026 wurde übereinstimmend berichtet, dass die Bundesregierung an den gesetzlichen Fristen festhält. Solange der Gesetzgeber § 27 Absatz 38 UStG nicht ändert, bleibt der 1. Januar 2027 verbindlich. Betriebe müssen ihre Planung deshalb auf dieses Datum ausrichten; ein Abwarten auf eine mögliche Verschiebung wäre eine Wette gegen den geltenden Gesetzestext. Sollte sich die Rechtslage im Herbst 2026 doch noch ändern, schadet eine bereits abgeschlossene Umstellung nicht, weil die Pflicht spätestens zum 1. Januar 2028 ohnehin greift.

Quellen: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Fragen 4 und 11; ZDH kompakt vom 22. Juni 2026 zur Verschiebung der E-Rechnungspflicht; § 27 Absatz 38 UStG; Berichterstattung zum Festhalten der Bundesregierung an den Fristen, Juli 2026

Warum die Umstellung in vielen Betrieben unterschätzt wird

In vielen mittelständischen Unternehmen herrscht die Einschätzung, das Thema sei mit dem Jahr 2025 erledigt, weil eingehende E-Rechnungen inzwischen über das zentrale Postfach der Buchhaltung ankommen. Der Empfang ist jedoch nur die erste Hälfte der Verpflichtung. Die Ausstellung greift tiefer in die Abläufe ein, weil sie das Rechnungsausgangssystem, die Stammdaten der Kunden, die Artikeldaten und die Archivierung berührt.

Ein zweites Missverständnis betrifft die Rolle des Rechnungsempfängers. Da die Übergangsregelungen dem Aussteller zustehen, kann ein Industriekunde 2027 verlangen, dass sein Lieferant eine ordnungsgemäße E-Rechnung liefert, sobald dieser die Umsatzschwelle überschreitet. Das Bundesfinanzministerium weist ausdrücklich darauf hin, dass die Übergangsregelungen es einem Empfänger auch ermöglichen, Vertragspartner auszuwählen, die noch Papierrechnungen ausstellen. Umgekehrt bedeutet das: Große Kunden werden ab 2027 zunehmend auf strukturierte Rechnungen bestehen, weil sie ihre eigenen Eingangsprozesse automatisieren wollen. Lieferanten, die dann noch PDF-Rechnungen versenden, riskieren Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und im ungünstigsten Fall die Ablehnung der Rechnung.

Ein drittes Problem liegt in der Trennung zwischen umsatzsteuerlicher Pflicht und technischer Umsetzung. Das Bundesfinanzministerium ist ausschließlich für steuerliche Grundsatzfragen zuständig und erteilt keine Auskünfte zur technischen Umsetzung der Norm EN 16931. Wer sich bei Detailfragen auf die Finanzverwaltung verlässt, wird bei Themen wie Validierung, Feldbelegung oder Übertragungskanälen keine verbindliche Antwort erhalten. Diese Fragen müssen Betriebe mit ihrem ERP-Anbieter, ihrem Steuerberater und gegebenenfalls einem Dienstleister klären.

Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Einleitung und Frage 11

Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD und vereinbarte Verfahren

Eine E-Rechnung liegt insbesondere dann vor, wenn sie die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931 erfüllt. Diese Norm gibt ein strukturiertes, auf XML basierendes Format vor, dessen Inhalte automatisch weiterverarbeitet werden können. In Deutschland haben sich zwei Ausprägungen etabliert, die beide die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen.

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Bildteil. Es wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und ist im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern seit Jahren verbindlich. Für den menschlichen Leser ist eine XRechnung ohne zusätzliche Software nicht lesbar. Unternehmen benötigen deshalb einen sogenannten Viewer. Die Finanzverwaltung stellt über das ELSTER-Portal einen kostenfreien E-Rechnungsviewer bereit, mit dem sich XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien anzeigen lassen.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine PDF-Datei enthält eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten. Zulässig sind Versionen ab 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil diese nicht alle Pflichtangaben strukturiert abbilden. Für viele Industriebetriebe ist ZUGFeRD der pragmatischere Weg, weil Kunden ohne eigene Verarbeitungssoftware die Rechnung weiterhin als PDF öffnen können. Wichtig ist dabei eine Regel, die sich mit der Einführung der E-Rechnungspflicht umgekehrt hat: Weichen Bildteil und XML-Teil voneinander ab, ist seit 2025 der strukturierte XML-Teil maßgebend. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb, den XML-Teil bei Eingang eigenständig zu visualisieren und nicht nur das PDF zu prüfen.

EDI und vereinbarte Formate

Das Format kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Empfänger vereinbart werden, sofern es die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ermöglicht. Unter dieser Voraussetzung dürfen etablierte EDI-Verfahren wie EDIFACT weiter für E-Rechnungen genutzt werden. EDI-Verfahren, die diese Anforderung nicht erfüllen, dürfen nur noch bis Ende 2027 verwendet werden. Automobilzulieferer und Betriebe mit langjährigen EDI-Anbindungen sollten deshalb prüfen, ob ihre Nachrichtentypen die Pflichtangaben vollständig strukturiert transportieren.

Ob eine Rechnungsdatei die Formatvorgaben der Norm und die Geschäftsregeln erfüllt, lässt sich durch eine Validierung überprüfen. Die Finanzverwaltung macht die Validierung zwar nicht zur Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, empfiehlt sie aber ausdrücklich bereits bei Erstellung und Versand, weil sie auf fehlende oder unlogische Pflichtangaben hinweist. Aus Gründen der Gleichbehandlung benennt das Ministerium keine bestimmte Validierungsanwendung. Die KoSIT stellt für XRechnung Open-Source-Komponenten wie einen Validator und eine Testsuite bereit.

Quellen: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Fragen 7, 12a und 16; Beschaffungsamt des BMI, Informationsportal E-Rechnung in der Bundesverwaltung, Abschnitt B2B

Pflichtangaben im strukturierten Teil und wichtige Sonderfälle

Die E-Rechnung muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Daraus folgt, dass sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG im strukturierten Teil enthalten sein müssen. Ein bloßer Verweis in den XML-Daten auf eine Anlage, in der die Pflichtangaben unstrukturiert stehen, genügt nicht. Für die Leistungsbeschreibung gilt, dass die strukturierten Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen. Ergänzende Angaben, etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen, dürfen als Anhang beigefügt werden.

Für Industrie- und Handelsbetriebe sind mehrere Klarstellungen der Finanzverwaltung praktisch relevant:

• Sammelrechnungen: Der Kalendermonat darf als Leistungszeitpunkt angegeben werden. Mehrere Leistungen eines Monats lassen sich deshalb in einer E-Rechnung zusammenfassen, was für Rahmenverträge und Abrufaufträge wichtig ist.
• Berichtigungen: Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen, und zwar mit dem vorgesehenen Rechnungstyp für Korrekturen. Einzelne Positionen dürfen in einer Folgerechnung berichtigt werden, wenn sich das Dokument eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
• Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen: Werden sie vor dem Stichtag der Ausstellungspflicht erteilt, müssen sie nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung erst später erfolgen. Das betrifft Anlagenbauer und Projektgeschäfte mit Laufzeiten über den Jahreswechsel 2026/2027.
• Endrechnungen: Die Absetzung vereinnahmter Teilentgelte darf in einem unstrukturierten Anhang erfolgen, sofern der strukturierte Teil ausdrücklich darauf verweist. Diese Erleichterung gilt auch über 2027 hinaus.
• Bauleistungen: Im strukturierten Teil genügen derzeit die einzelnen Gewerke mit Summen, wenn eine menschenlesbare Anlage die Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis enthält.
• Barkäufe: Auch für bar bezahlte Leistungen über 250 Euro, etwa einen Materialeinkauf im Baumarkt, ist eine E-Rechnung auszustellen. In der Praxis kann zunächst ein Kassenbeleg als sonstige Rechnung ausgestellt und anschließend durch eine E-Rechnung berichtigt werden.

Eine Leitweg-ID wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nicht benötigt. Sie ist nur für Rechnungen an Behörden erforderlich. Da manche Formate das Feld BT-10 verpflichtend vorsehen, reicht im B2B-Bereich die Angabe eines Platzhalters. Ob der Empfänger dieses Feld für eine interne Kennung wie eine Lieferantennummer nutzt, bleibt seine betriebsinterne Entscheidung. KoSIT und das Forum elektronische Rechnung Deutschland haben gemeinsam eine Tabelle veröffentlicht, aus der sich die Datenfelder zu den einzelnen Pflichtangaben ergeben. Sie ist für die Konfiguration des Rechnungsausgangs ein nützliches Arbeitsmittel.

Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Fragen 6, 7a, 7b und 10

Übermittlung, Empfang und Archivierung

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. In Betracht kommen der Versand per E-Mail, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzerns, die Übergabe auf einem Datenträger oder der Download über ein Portal. Der konkrete Weg ist zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien zu klären. Für viele Industriebetriebe bietet sich ein Netzwerk wie Peppol an, das im öffentlichen Sektor bereits als Übertragungskanal etabliert ist und den Versand standardisiert. Verpflichtend ist es im B2B-Bereich jedoch nicht.

Bei der Aufbewahrung gilt nach § 14b Absatz 1 UStG eine Frist von acht Jahren für ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck des PDF-Bildteils genügt also nicht, die XML-Datei selbst muss archiviert werden. Das Bundesfinanzministerium stellt zugleich klar, dass allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig keinen Verstoß gegen § 14b UStG darstellt. Die weitergehenden Anforderungen der GoBD an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation bleiben davon allerdings unberührt und werden in Betriebsprüfungen regelmäßig geprüft. Welche Fristen für andere Unterlagen gelten und wie eine revisionssichere Ablage aufgebaut wird, erläutert unser Beitrag zu Aufbewahrungsfristen und revisionssicherer Archivierung.

Steuerpflichtige können E-Rechnungen auf Anforderung der Finanzverwaltung über ELSTER einreichen. Dafür steht die Funktion Belegnachreichung zur Steuererklärung zur Verfügung, in der die Datei als Anhang hochgeladen wird. Auch dieser Weg setzt voraus, dass die ursprüngliche XML-Datei jederzeit auffindbar ist.

Quellen: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Fragen 8, 13 und 14; e-rechnung-bund.de, Übertragungskanäle und Verweis auf das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025

Umsetzungsplan in sechs Schritten bis zum Jahreswechsel

Die verbleibende Zeit bis zum 1. Januar 2027 reicht für eine geordnete Umstellung, wenn die Arbeiten jetzt beginnen. Der folgende Plan orientiert sich an der Reihenfolge, in der die Abhängigkeiten entstehen: Zuerst muss klar sein, ob und ab wann der Betrieb betroffen ist, dann folgen Technik, Daten, Prüfung, Kommunikation und Archiv.

Schritt 1: Betroffenheit und Stichtag feststellen

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Liegt er voraussichtlich über 800.000 Euro, greift die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027. Betriebe, die knapp an der Schwelle liegen, sollten die Umsatzentwicklung bis Jahresende beobachten und im Zweifel die Umstellung für 2027 einplanen. Eine freiwillige frühere Umstellung ist jederzeit zulässig und wird von vielen Kunden begrüßt. Zu prüfen ist außerdem, welche Umsätze ausgenommen sind, etwa Lieferungen an Endverbraucher, Kleinbeträge oder steuerfreie Umsätze.

Schritt 2: Systeme und Prozesse inventarisieren

Der Rechnungsausgang läuft in vielen Betrieben nicht nur über das ERP-System. Werkstatt- oder Servicesoftware, Kassensysteme, Mietverträge, Gutschriftverfahren und manuell erstellte Rechnungen aus Textverarbeitungen bilden häufig eigene Kanäle. Jeder dieser Kanäle muss ab 2027 entweder eine E-Rechnung erzeugen oder in den zentralen Rechnungsausgang überführt werden. Parallel ist zu klären, ob das ERP-System XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil exportieren kann und ob dafür ein Update oder ein Zusatzmodul erforderlich ist.

Schritt 3: Format und Übertragungsweg festlegen

Für den reinen Inlandsverkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD in einem zulässigen Profil meist die verträglichste Lösung, weil Kunden ohne eigene Software das PDF weiterhin lesen können. Wer regelmäßig an öffentliche Auftraggeber liefert, benötigt ohnehin XRechnung. Viele Systeme können beide Formate erzeugen, dann lässt sich das Format je Kunde in den Stammdaten hinterlegen. Der Übertragungsweg sollte mit den wichtigsten Kunden abgestimmt werden, wobei der E-Mail-Versand als Grundlösung ausreicht.

Schritt 4: Stammdaten und Artikeldaten bereinigen

Die strukturierte Rechnung deckt Lücken auf, die in einer PDF-Rechnung unbemerkt blieben. Fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, uneinheitliche Adressen, Leistungsbeschreibungen in Freitextfeldern, fehlende Leistungszeiträume oder Steuerkennzeichen führen bei der Validierung zu Fehlern. Die Bereinigung der Kundenstammdaten und der Artikeltexte ist erfahrungsgemäß der zeitaufwendigste Teil der Umstellung und sollte nicht auf das vierte Quartal verschoben werden.

Schritt 5: Testrechnungen validieren und Pilotkunden einbinden

Vor dem Stichtag sollten Testrechnungen für die häufigsten Geschäftsvorfälle erzeugt und validiert werden: Standardlieferung, Sammelrechnung, Gutschrift, Anzahlung und Endrechnung, Rechnung mit Reverse-Charge, Rechnung an einen Kunden im EU-Ausland. Die Ergebnisse zeigen, welche Pflichtangaben im System noch nicht korrekt belegt werden. Anschließend empfiehlt es sich, mit zwei oder drei Kunden den Versand bereits 2026 produktiv zu erproben. Rückmeldungen aus deren Rechnungseingang sind der beste Hinweis darauf, ob die eigenen Dateien in fremden Systemen verarbeitet werden können.

Schritt 6: Archivierung, Verfahrensdokumentation und Schulung

Mit der ersten produktiven E-Rechnung beginnt die achtjährige Aufbewahrungsfrist für die XML-Datei. Das Archivsystem muss die Datei unverändert speichern, auffindbar halten und mit der zugehörigen Buchung verknüpfen. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist um die neuen Prozesse zu ergänzen. Schließlich müssen Vertrieb, Auftragsabwicklung und Buchhaltung wissen, was ab 2027 gilt, wie Berichtigungen ausgestellt werden und wie mit Kunden umzugehen ist, die auf Papier bestehen.

Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Fragen 7, 11 und 13, sowie redaktionelle Einordnung

Zeitplan für die verbleibenden Monate

Die folgende Tabelle ordnet die sechs Schritte den Monaten bis zum Stichtag zu. Sie geht von einem mittelständischen Betrieb mit einem gängigen ERP-System und einigen hundert Ausgangsrechnungen pro Monat aus. Betriebe mit mehreren Standorten, Auslandsgeschäft oder Altsystemen sollten mehr Vorlauf einplanen.

Bei Anzahlungsrechnungen, die noch im Dezember 2026 gestellt werden, darf das bisherige Verfahren verwendet werden. Für Rechnungen, die sich auf Umsätze ab Januar 2027 beziehen, gilt dagegen das neue Recht. Projekte, die über den Jahreswechsel laufen, sollten deshalb in der Abrechnungsplanung getrennt betrachtet werden.

Typische Fehler bei der Umstellung

Aus den Klarstellungen der Finanzverwaltung und den Erfahrungen seit 2025 lassen sich wiederkehrende Fehlerquellen ableiten, die Betriebe vermeiden sollten.

Das PDF wird für die E-Rechnung gehalten. Ein per E-Mail versandtes PDF ist seit 2025 eine sonstige Rechnung. Wer ab 2027 verpflichtet ist, erfüllt seine Pflicht damit nicht, auch wenn der Kunde das PDF akzeptiert.

Nur der Bildteil wird geprüft. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgebend. Prüft der Rechnungseingang nur das PDF, können Abweichungen zwischen Bild und Daten unbemerkt bleiben, mit Folgen für den Vorsteuerabzug.

Pflichtangaben stehen nur in der Anlage. Ein Verweis im XML auf eine unstrukturierte Anlage mit den Pflichtangaben genügt nicht. Die Leistungsbeschreibung muss im strukturierten Teil eindeutig sein.

Das falsche ZUGFeRD-Profil wird gewählt. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Bei der Konfiguration des Exports ist deshalb ein Profil ab EN 16931 beziehungsweise COMFORT oder höher zu wählen.

Nur das PDF wird archiviert. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil in unveränderter Form. Ein Ausdruck oder ein separat gespeichertes PDF ersetzt die XML-Datei nicht.

Altes EDI-Verfahren läuft unverändert weiter. EDI-Verfahren, die nicht alle Pflichtangaben strukturiert extrahieren lassen, sind nur noch bis Ende 2027 zulässig. Die Prüfung der eigenen Nachrichtentypen gehört in die Umstellungsplanung.

Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Fragen 2, 7, 7a, 12a und 13

Checkliste für den Jahreswechsel

E-Rechnungspflicht 2027: Prüfpunkte vor dem Stichtag

• Gesamtumsatz 2026 ermittelt und Stichtag 1. Januar 2027 oder 2028 festgelegt
• Alle Rechnungsausgangskanäle erfasst, auch Werkstatt-, Service- und Kassensysteme
• ERP-System erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil
• Kundenstammdaten mit USt-IdNr., Adressen und bevorzugtem Format bereinigt
• Artikeltexte und Leistungsbeschreibungen strukturiert und eindeutig
• Testrechnungen für alle häufigen Geschäftsvorfälle erfolgreich validiert
• Pilotversand mit mindestens zwei Kunden abgeschlossen
• Rechnungseingang visualisiert und prüft den XML-Teil, nicht nur das PDF
• Archiv speichert XML-Dateien unverändert über acht Jahre
• Verfahrensdokumentation nach GoBD um E-Rechnungsprozesse ergänzt
• EDI-Verfahren auf vollständige Extraktion der Pflichtangaben geprüft
• Mitarbeiter in Vertrieb, Auftragsabwicklung und Buchhaltung geschult
• Kunden und Lieferanten über Format und Übertragungsweg informiert

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ab 2027 betrifft nahezu jeden produzierenden Betrieb und jeden Handelsbetrieb, der mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt. Die Rechtslage ist seit dem Wachstumschancengesetz klar, die Fristen stehen unverändert im Gesetz, und die Finanzverwaltung hat ihre Auslegung in den aktualisierten FAQ vom März 2026 detailliert dargelegt. Offen bleiben vor allem technische und organisatorische Fragen, die jeder Betrieb selbst beantworten muss: Welche Systeme erzeugen Rechnungen, welches Format passt zur Kundenstruktur, wie werden Stammdaten bereinigt und wie wird die XML-Datei acht Jahre lang unverändert aufbewahrt.

Wer im September beginnt, hat ausreichend Zeit für eine geordnete Umstellung mit Tests und Pilotkunden. Wer die Umstellung auf das vierte Quartal verschiebt, konkurriert mit vielen anderen Betrieben um die Kapazitäten von ERP-Anbietern und Steuerberatern. Die Ausstellung strukturierter Rechnungen ist zudem mehr als eine Pflichtübung: Sie verkürzt den Weg der Rechnung in die Systeme des Kunden, reduziert Rückfragen und bereitet den Betrieb auf das Meldesystem vor, das die Finanzverwaltung für die kommenden Jahre angekündigt hat.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025, Stand 23. März 2026
• Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern: E-Rechnung zwischen Unternehmen (B2B), Informationsportal E-Rechnung in der Bundesverwaltung
• Zentralverband des Deutschen Handwerks: ZDH kompakt, Verschiebung der E-Rechnungspflicht auf den 1. Januar 2028, 22. Juni 2026

Alle externen Quellen wurden am 22. August 2026 abgerufen und waren zu diesem Zeitpunkt erreichbar. Alle Angaben zur Rechtslage geben den Stand vom 22. August 2026 wieder. Zu diesem Zeitpunkt galten die Fristen des § 27 Absatz 38 UStG unverändert; über die von Verbandsseite geforderte Verschiebung der Stufe 2027 war kein Gesetzgebungsverfahren eingeleitet. Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen dar und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.