Weihnachtsfeier im Betrieb: Wie der 110-Euro-Freibetrag funktioniert, was Absagen und Begleitpersonen kosten und wann die Unfallversicherung greift

Die gesetzliche Grundlage: § 19 Absatz 1 Nummer 1a EStG

Die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen ist seit 2015 im Einkommensteuergesetz geregelt. Nach § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG gehören Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Beschäftigten und deren Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter grundsätzlich zum Arbeitslohn. Soweit diese Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Beschäftigten nicht übersteigen, gehören sie aber nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Begünstigt sind höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr.

Die Finanzverwaltung hat die Einzelheiten im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 14. Oktober 2015 erläutert (Geschäftszeichen IV C 5 - S 2332/15/10001). Danach sind Betriebsveranstaltungen zum Beispiel Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern. Ob der Arbeitgeber, der Betriebsrat oder der Personalrat die Veranstaltung durchführt, spielt keine Rolle. Voraussetzung ist, dass sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen zusammensetzt. Die Ehrung eines einzelnen Beschäftigten oder ein Arbeitsessen ist keine Betriebsveranstaltung.

Freibetrag, keine Freigrenze

Für die Lohnsteuer sind die 110 Euro ein Freibetrag. Steuerpflichtig wird nur der Teil, der die Grenze übersteigt. Der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg rechnet das an einem Beispiel vor: Liegen die Kosten bei 130 Euro je Beschäftigtem, bleiben 110 Euro steuerfrei, und nur die übrigen 20 Euro sind zu versteuern. Das BMF-Schreiben stellt außerdem klar, dass die Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Absatz 2 EStG für Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen nicht zusätzlich angewendet werden kann.

Offen für alle

Die Bedingung, dass die Feier allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht, ist zentral. Eine Feier nur für Führungskräfte oder nur für ausgewählte Beschäftigte ist nicht begünstigt. Abteilungsfeiern sind nach dem BMF-Schreiben dagegen möglich, ebenso Pensionärstreffen und Jubilarfeiern. Leiharbeitnehmer und Beschäftigte anderer Konzernunternehmen dürfen aus Vereinfachungsgründen einbezogen werden.

Quellen: EStG § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a, Volltext lxgesetze.de (Stand 29.06.2026); BMF-Schreiben vom 14.10.2015, IV C 5 - S 2332/15/10001 (PDF über IHK); Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg, Achtung bei der Weihnachtsfeier, 23.12.2025. Abgerufen am 26.10.2026.

Welche Kosten in die 110 Euro einfließen

Nach dem Gesetz sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen, unabhängig davon, ob sie einzelnen Beschäftigten individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten für den äußeren Rahmen handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten trägt. Die 110 Euro sind also ein Bruttobetrag.

Einzubeziehende Aufwendungen nach dem BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015:

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten.
• Übernachtungs- und Fahrtkosten, soweit sie vom Arbeitgeber organisiert werden.
• Musik, künstlerische Darbietungen und Eintrittskarten.
• Geschenke, auch wenn sie erst später überreicht werden.
• Aufwendungen für Begleitpersonen.
• Kosten für den äußeren Rahmen, etwa Raummiete, Eventmanager, Sanitäter und Trinkgelder.
• Barzuwendungen nur, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.

Nicht einzubeziehen sind interne Kosten des Arbeitgebers. Das BMF-Schreiben nennt als Beispiele die Lohnbuchhaltung, Abschreibungen und Energiekosten für eigene Räume. Für Betriebe, die ihre Weihnachtsfeier in der eigenen Kantine oder einer geschmückten Werkshalle feiern, ist das ein echter Vorteil: Heizung, Strom und die Nutzung der eigenen Räume belasten den Freibetrag nicht, wohl aber der gemietete Caterer und die Musik.

Geschenke auf der Feier

Geschenke, die anlässlich der Weihnachtsfeier überreicht werden, zählen nach dem BMF-Schreiben zu den Zuwendungen und damit in die 110 Euro. Einen eigenen Höchstbetrag für Geschenke gibt es nicht. Die Handelskammer Hamburg weist aber auf eine Grenze hin: Das Geschenk muss einen Bezug zum Programm der Feier haben und darf für eine solche Veranstaltung nicht unüblich sein. Als Beispiel für ein unübliches Geschenk nennt sie Goldmünzen bei einer Weihnachtsfeier. Geschenke, die nur bei Gelegenheit der Feier übergeben werden, fallen nach Darstellung der Kammer unter die allgemeinen Regeln, etwa die Pauschalierung nach § 37b EStG mit 30 Prozent.

Fahrtkosten und Reisekosten

Bei Betrieben mit mehreren Standorten stellt sich die Frage, wie die Anreise zur gemeinsamen Feier zu behandeln ist. Das BMF-Schreiben unterscheidet: Organisiert der Arbeitgeber die Fahrt, etwa mit einem Bus, gehört sie zu den Zuwendungen und belastet die 110 Euro. Reisen Beschäftigte von einem anderen Standort selbst an, kann die Fahrt als Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Die Handelskammer Hamburg nennt dafür drei Bedingungen: Die Feier findet außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte statt, die Reise dient der Teilnahme, und die Beschäftigten organisieren sie selbst.

Quellen: EStG § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a, Volltext lxgesetze.de; BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 2 und 6 (PDF über IHK); Handelskammer Hamburg, Betriebsfeiern, Rechtsstand Oktober 2020. Abgerufen am 26.10.2026.

Begleitpersonen und Absagen: die beiden größten Rechenfallen

Die Gesamtkosten werden auf alle anwesenden Teilnehmer gleichmäßig verteilt. Das BMF-Schreiben stellt klar, dass dabei auch Begleitpersonen mitzählen. Der auf eine Begleitperson entfallende Anteil wird aber dem jeweiligen Beschäftigten zugerechnet. Einen eigenen Freibetrag für die Begleitperson gibt es nicht.

Das Rechenbeispiel der Finanzverwaltung

Das BMF-Schreiben enthält dazu ein Beispiel. Eine Feier kostet 10.000 Euro, es nehmen 100 Personen teil. Auf jede Person entfallen damit 100 Euro. Ein Beschäftigter, der allein kommt, bleibt mit 100 Euro unter dem Freibetrag. Ein Beschäftigter, der mit Begleitung kommt, bekommt 200 Euro zugerechnet. Nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro bleiben bei ihm 90 Euro steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Für die Planung heißt das: Wer Partner einlädt, muss mit dem halben Budget pro Kopf rechnen, wenn die Feier für Beschäftigte mit Begleitung steuerfrei bleiben soll. Im Beispiel dürften die Kosten pro anwesender Person höchstens 55 Euro betragen.

Absagen erhöhen den Wert pro Kopf

Die zweite Falle sind kurzfristige Absagen. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 29. April 2021 (Aktenzeichen VI R 31/18) entschieden, dass für die Berechnung allein die tatsächlich teilnehmenden Personen ausschlaggebend sind. Im Streitfall hatte ein Arbeitgeber als Weihnachtsfeier einen Kochkurs organisiert. 27 Beschäftigte hatten zugesagt, der Veranstalter war für 27 Personen gebucht. Tatsächlich kamen nur 25, die Kosten sanken aber nicht. Nach dem Urteil sind die gesamten Kosten auf die 25 Anwesenden zu verteilen. Die Aufwendungen für die beiden Abwesenden mindern den Wert der Zuwendung an die Anwesenden nicht, sondern erhöhen ihn.

Rechenbeispiel zur Wirkung von Absagen (redaktionelle Berechnung):

• Geplant: 50 Beschäftigte ohne Begleitung, Gesamtkosten 5.000 Euro brutto, also 100 Euro pro Kopf.
• Zwei Absagen ohne Kostensenkung: 5.000 Euro durch 48 ergibt 104,17 Euro pro Kopf, weiter steuerfrei.
• Fünf Absagen ohne Kostensenkung: 5.000 Euro durch 45 ergibt 111,11 Euro pro Kopf, also 1,11 Euro steuerpflichtiger Arbeitslohn je Teilnehmer.

Für die Lohnsteuer ist der Betrag im dritten Fall gering. Für die Umsatzsteuer kann er aber erhebliche Folgen haben, wie der nächste Abschnitt zeigt. Lexware empfiehlt deshalb, eine von allen Gästen unterschriebene Teilnehmerliste zu führen, vor allem wenn Begleitpersonen oder Kunden teilnehmen. In der Praxis hat es sich bewährt, mit einem Sicherheitsabstand von zehn bis 15 Prozent unter der Grenze zu planen und mit dem Caterer eine Abrechnung nach tatsächlicher Teilnehmerzahl zu vereinbaren.

Gäste, die nicht zum Betrieb gehören

Nehmen Kunden oder Geschäftspartner an der Weihnachtsfeier teil, zählen sie bei der Kostenverteilung mit. Ihre Anteile werden keinem Beschäftigten zugerechnet, unterliegen aber anderen Regeln beim Betriebsausgabenabzug. Wichtig bleibt die Grundvoraussetzung des BMF-Schreibens: Der Teilnehmerkreis muss sich überwiegend aus Betriebsangehörigen zusammensetzen.

Quellen: BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 4 (PDF über IHK); BFH, Urteil vom 29.04.2021, VI R 31/18, nach Deubner Steuern, 20.07.2021; Lexware, Betriebsfeier steuerlich absetzen, aktualisiert 19.08.2026. Abgerufen am 26.10.2026.

Umsatzsteuer: Bei 110 Euro gilt eine Freigrenze

Bei der Umsatzsteuer werden die 110 Euro anders behandelt als bei der Lohnsteuer. Das BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 legt fest, dass Zuwendungen bis 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer je Beschäftigtem und Veranstaltung in der Regel als unternehmerisch veranlasste Aufmerksamkeiten gelten. Liegt der Betrag darüber, ist von einer überwiegend privat veranlassten, unentgeltlichen Zuwendung auszugehen.

Der Bundesfinanzhof hat diese Linie mit Urteil vom 10. Mai 2023 (Aktenzeichen V R 16/21) bestätigt. Wie Lexware in einem Beitrag zur 110-Euro-Grenze bei Betriebsfeiern erläutert, behandelt der BFH die 110 Euro umsatzsteuerlich als Freigrenze für Aufmerksamkeiten. Bis zur Grenze bleibt der Vorsteuerabzug erhalten. Darüber entfällt er nach dieser Darstellung, anders als bei der Lohnsteuer, vollständig. Der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg formuliert es so: Übersteigen die Kosten eines Teilnehmers die Grenze, geht der Vorsteuerabzug für dessen gesamte Kosten verloren.

Lohnsteuer und Umsatzsteuer im Vergleich:

• Lohnsteuer: 110 Euro Freibetrag, nur der übersteigende Teil ist Arbeitslohn.
• Umsatzsteuer: 110 Euro Freigrenze, bei Überschreiten entfällt der Vorsteuerabzug für den gesamten Betrag.
• Beide Steuern: Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer, Verteilung auf die tatsächlich Anwesenden.

Im Rechenbeispiel mit fünf Absagen würde das bedeuten: Die zusätzlichen 1,11 Euro Arbeitslohn pro Kopf sind lohnsteuerlich eine Kleinigkeit. Umsatzsteuerlich kann der Betrieb aber die Vorsteuer aus der gesamten Rechnung von 5.000 Euro verlieren. Bei einem Steuersatz von 19 Prozent sind das knapp 800 Euro. Genau deshalb lohnt sich der Sicherheitsabstand.

Quellen: BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 7 (PDF über IHK); Lexware, 110-EUR-Grenze bei Betriebsfeiern, aktualisiert 19.08.2026 (BFH, Urteil vom 10.05.2023, V R 16/21); Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg, Achtung bei der Weihnachtsfeier, 23.12.2025. Abgerufen am 26.10.2026.

Wenn die Grenze überschritten wird: Pauschalsteuer mit 25 Prozent

Wird der Freibetrag überschritten, muss der übersteigende Betrag nicht über die individuelle Lohnabrechnung jedes Beschäftigten versteuert werden. Nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen pauschal mit 25 Prozent erheben. Voraussetzung ist auch hier, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Nach dem Bund der Steuerzahler kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer hinzu.

Die Pauschalierung hat einen zweiten Vorteil. Nach § 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 der Sozialversicherungsentgeltverordnung sind Einnahmen nach § 40 Absatz 2 EStG nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen. Der Bund der Steuerzahler weist ausdrücklich darauf hin, dass pauschal besteuerte Zuwendungen aus der Weihnachtsfeier damit beitragsfrei bleiben. Für Beschäftigte ist die Lösung angenehm, weil auf ihrer Abrechnung nichts erscheint.

Mehr als zwei Veranstaltungen

Der Freibetrag gilt für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Nimmt ein Beschäftigter an mehr Veranstaltungen teil, kann der Arbeitgeber nach dem BMF-Schreiben wählen, für welche zwei der Freibetrag angewendet wird. Für die dritte Veranstaltung ist der volle Betrag Arbeitslohn, der aber ebenfalls nach § 40 Absatz 2 EStG pauschal besteuert werden kann. Eine Ausnahme gilt für Beschäftigte, die aus beruflichen Gründen an mehreren Veranstaltungen teilnehmen, etwa die Personalleitung, die mehrere Abteilungsfeiern begleitet. Für sie entsteht insoweit kein Arbeitslohn.

Quellen: EStG § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2, Volltext lxgesetze.de (Stand 29.06.2026); SvEV § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, Volltext lxgesetze.de (Stand 16.01.2026); Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg, 23.12.2025; BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 4 und 5. Abgerufen am 26.10.2026.

Betriebsausgaben: Die Feier ist voll abziehbar

Für die Gewinnermittlung ist die Weihnachtsfeier unkompliziert. Die Handelskammer Hamburg stellt unter Verweis auf die Einkommensteuer-Richtlinien (R 4.10 EStR) klar, dass Bewirtungskosten für eigene Beschäftigte zu 100 Prozent als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können. Die bekannte Begrenzung auf 70 Prozent gilt für die Bewirtung von Geschäftsfreunden. Arbeitnehmer des eigenen Unternehmens zählen nach den Ausführungen der Kammer ausdrücklich nicht zu den Geschäftsfreunden.

Nehmen Kunden oder Geschäftspartner an der Feier teil, ist ihr Anteil gesondert zu betrachten. Für die Bewirtung von Geschäftsfreunden gelten die allgemeinen Regeln zur Bewirtung aus geschäftlichem Anlass mit der 70-Prozent-Grenze und den entsprechenden Nachweispflichten. Eine Teilnehmerliste erleichtert die Aufteilung.

Quelle: Handelskammer Hamburg, Bewirtungskosten (Verweis auf R 4.10 EStR und BFH I R 75/06), abgerufen am 26.10.2026.

Unfallversicherung: Wann Beschäftigte auf der Feier geschützt sind

Neben der Steuer stellt sich jedes Jahr die Frage, ob ein Unfall auf der Weihnachtsfeier ein Arbeitsunfall ist. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung hat die Bedingungen in einer Pressemitteilung vom 20. November 2025 zusammengefasst.

Voraussetzungen für den Unfallversicherungsschutz nach der DGUV:

• Die Feier wird vom Unternehmen selbst organisiert oder zumindest offiziell gebilligt.
• Die Feier steht allen Beschäftigten offen. Bei kleineren Organisationseinheiten großer Unternehmen kann Schutz bestehen, wenn die Unternehmensleitung zugestimmt hat.
• Versichert ist auch der direkte Hin- und Rückweg, wenn er nicht privat unterbrochen wird.
• Der Schutz besteht während des offiziellen Programms und solange noch eine Mehrzahl der Teilnehmenden anwesend ist.
• Unfälle, die hauptsächlich auf Alkoholkonsum zurückzuführen sind, sind nicht versichert.

Eine private Zusammenkunft ohne Wissen der Leitung ist nach der DGUV keine betriebliche Veranstaltung. Wer nach dem offiziellen Ende noch in eine Bar weiterzieht, ist in der Regel nicht mehr gesetzlich unfallversichert. Für Organisatoren folgt daraus: Die Einladung sollte von der Geschäftsleitung kommen oder ausdrücklich von ihr getragen werden, sich an alle Beschäftigten richten und ein klares Programm mit erkennbarem Ende haben.

Steuerrecht und Unfallversicherung stellen dabei ähnliche Anforderungen. Eine Feier, die allen offensteht und vom Betrieb getragen wird, erfüllt in der Regel beide Voraussetzungen. Eine Feier nur für einen ausgewählten Kreis scheitert dagegen bei beiden.

Quelle: DGUV, Pressemitteilung „Betriebliche Weihnachtsfeier: So sind Beschäftigte unfallversichert“, 20.11.2025, abgerufen am 26.10.2026.

Arbeitsrechtliche Hinweise

Die Teilnahme an der Weihnachtsfeier ist freiwillig. Die Handelskammer Hamburg weist darauf hin, dass Beschäftigte, die nicht teilnehmen, ihre normale Arbeit erledigen können müssen. Findet die Feier während der Arbeitszeit statt, sollte deshalb geklärt sein, ob Nichtteilnehmer weiterarbeiten oder freigestellt werden.

Eine zweite Falle ist die betriebliche Übung. Nach der Handelskammer Hamburg kann bei regelmäßig wiederkehrenden Veranstaltungen, die drei Jahre in Folge stattfinden, eine betriebliche Übung entstehen. Ein Freiwilligkeitsvorbehalt in der Einladung kann das verhindern. Für Betriebe, die in wirtschaftlich schwierigen Jahren die Feier ausfallen lassen oder verkleinern möchten, ist dieser Satz in der Einladung eine einfache Absicherung.

Schließlich sollten Unternehmen an die Verantwortung für den Heimweg denken. Weil alkoholbedingte Unfälle nach der DGUV nicht versichert sind, sind ein früher Hinweis auf öffentliche Verkehrsmittel, ein organisierter Shuttle oder Taxigutscheine sinnvolle Maßnahmen. Ein vom Arbeitgeber organisierter Shuttle gehört allerdings zu den Kosten der Feier und belastet die 110 Euro.

Quellen: Handelskammer Hamburg, Betriebsfeiern, Rechtsstand Oktober 2020; DGUV, Pressemitteilung vom 20.11.2025; BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 6. Abgerufen am 26.10.2026.

Checkliste für die steuerfreie Weihnachtsfeier

Planung:

• Einladung an alle Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils, ausgesprochen oder getragen von der Geschäftsleitung.
• Prüfen, ob es die erste oder zweite Betriebsveranstaltung des Jahres ist.
• Budget pro Kopf mit Sicherheitsabstand unter 110 Euro brutto festlegen.
• Bei eingeladenen Begleitpersonen das Budget pro anwesender Person auf höchstens 55 Euro auslegen.
• Alle Kosten einrechnen: Essen, Getränke, Raum, Musik, Deko, Shuttle, Geschenke, Trinkgelder.
• Mit dem Caterer möglichst eine Abrechnung nach tatsächlicher Teilnehmerzahl vereinbaren.
• Freiwilligkeitsvorbehalt in die Einladung aufnehmen.

Am Abend und danach:

• Teilnehmerliste mit Beschäftigten, Begleitpersonen und externen Gästen führen.
• Kosten durch die tatsächlich Anwesenden teilen und gegen die 110 Euro prüfen.
• Bei Überschreiten: Pauschalsteuer mit 25 Prozent nach § 40 Absatz 2 EStG anwenden.
• Vorsteuerabzug nur bei Einhaltung der Freigrenze geltend machen.
• Anteile externer Gäste beim Betriebsausgabenabzug gesondert behandeln.
• Heimweg organisieren und auf Alkohol und Unfallversicherung hinweisen.

Einordnung

Die Regeln für die Weihnachtsfeier sind seit 2015 stabil und gut dokumentiert. Der Freibetrag von 110 Euro bietet bei vernünftiger Planung genug Spielraum für eine gelungene Feier. Die Risiken liegen in der Rechnung: Begleitpersonen verdoppeln den zugerechneten Betrag, Absagen erhöhen den Wert pro Kopf, und bei der Umsatzsteuer kann schon ein Euro über der Grenze den Vorsteuerabzug für die ganze Rechnung kosten.

Wer mit Sicherheitsabstand plant, alle Kosten einrechnet, eine Teilnehmerliste führt und die Einladung an alle Beschäftigten richtet, ist steuerlich und versicherungsrechtlich auf der sicheren Seite. Wird die Grenze trotzdem überschritten, bietet die Pauschalsteuer mit 25 Prozent eine einfache Lösung, die zugleich die Sozialversicherungsfreiheit erhält. Bei Zweifelsfällen, etwa gemischten Veranstaltungen mit Kunden oder mehreren Standorten, lohnt sich die Abstimmung mit der Steuerberatung vor der Feier.